La comunicazione interna è un processo in cui le informazioni vengono distribuite agli stakeholder il cui benessere dipende dal successo dell'azienda. Questi stakeholder non includono solo dipendenti, ma anche venditori, investitori, appaltatori indipendenti e partnership commerciali. La comunicazione interna riguarda principalmente la condivisione di fatti con una persona o un gruppo direttamente coinvolti nella rappresentazione dell'organizzazione.
Dipendente vs. Comunicazione interna
La comunicazione interna è spesso utilizzata in modo intercambiabile con le relazioni con i dipendenti o la comunicazione organizzativa. Tuttavia, la comunicazione dipendente e organizzativa di solito si concentra sulla trasmissione di benefici e valori. La comunicazione dei dipendenti, tradizionalmente diretta dal dipartimento delle risorse umane o dai dirigenti, è pensata appositamente per i dipendenti del dipartimento. La comunicazione organizzativa si concentra sullo sviluppo di sistemi efficienti, creando una cultura del lavoro positiva e incoraggiando la partecipazione collettiva. Le teorie della comunicazione interna si concentrano sulla gestione di chi riceve informazioni, su ciò che viene condiviso, su come tali informazioni vengono fornite alle persone giuste, quando vengono ricevute e perché è necessaria la comunicazione per prendere decisioni migliori.
Funzione di comunicazione interna
La comunicazione interna è una funzione orientata alle notizie focalizzata sull'ottenere informazioni pertinenti, tempestive e accurate alle parti interessate appropriate. Il professionista della comunicazione interna si concentra sull'educare, creare consapevolezza e condividere la conoscenza dei dati aziendali. I risultati desiderati includono un feedback incoraggiante, il rafforzamento del dialogo costruttivo e il rafforzamento del ruolo dello stakeholder nelle attività, nei problemi e nelle realizzazioni. Il responsabile della comunicazione interna integra le informazioni attraverso una varietà di media: newsletter, video, teleconferenze, e-mail e interazioni personali, solo per citarne alcuni. Potrebbe lavorare a stretto contatto con i dipendenti e i professionisti dell'organizzazione, o persino incorporare i benefici di questi ruoli.
Teorie della comunicazione formale
Le teorie formali della comunicazione interna comprendono un esame dei modelli di comunicazione dall'alto verso il basso, verso il basso e orizzontale. Nella comunicazione top-down, i manager condividono le informazioni ai subordinati attraverso conferenze formali, sessioni di formazione o documenti scritti. La comunicazione interna verso l'alto o verso il basso include l'acquisizione di feedback o suggerimenti da parte di dipendenti o altre parti interessate. Le aziende e i manager che incoraggiano la comunicazione down-up hanno un vantaggio ottenendo consulenze preziose - come il motivo per cui un metodo di produzione è obsoleto, noioso per il lavoratore e costano milioni all'azienda - che possono aiutarli a prendere decisioni migliori. Le teorie sulla comunicazione orizzontale suggeriscono che le unità organizzative possono essere integrate e meglio equipaggiate per massimizzare le risorse tra i reparti. La comunicazione orizzontale incoraggia un flusso aperto di informazioni all'interno dei lavoratori allo stesso livello.
Teorie della comunicazione informale
Le reti informali, o un canale 'vite', possono regolare la comunicazione interna. Le teorie della comunicazione interna suggeriscono che la distorsione e l'influenza sono più comunemente presenti nei canali informali rispetto ai canali formali. Le reti informali non seguono le regole della gerarchia per quanto riguarda l'influenza; per esempio, un manager può fidarsi del feedback di un addetto alla reception prima di chiedere a un altro manager una situazione particolare. Alcune persone, indipendentemente dal loro titolo, possono anche avere influenza sugli altri nel formare opinioni e condividere informazioni. Sebbene queste informazioni possano essere distorte o imprecise, la comunicazione informale può promuovere il contatto peer-to-peer, che può far risparmiare tempo e denaro.
Influenza della comunicazione interna
Le priorità principali della comunicazione interna sono di influenzare positivamente la partecipazione delle aziende e impegnarsi a prendere decisioni migliori. La motivazione per la comunicazione interna include un vantaggio finanziario reciproco per l'azienda e le parti interessate. Gestire l'output di informazioni verso gruppi specifici interdipendenti dal successo dell'azienda è un fattore importante nella teoria della comunicazione interna. Ad esempio, una società di ingegneria civile ingaggiata per la costruzione di un progetto comprende appaltatori indipendenti e non dipendenti diretti della società che ha ordinato il progetto, ma il loro coinvolgimento principale è quello di aiutare a costruire e far progredire l'azienda. L'azienda di ingegneria che vuole raggiungere questo obiettivo - e essere assunta per progetti futuri - lavorerà con l'azienda per progettare un edificio imponente ed estetico che parli della missione dell'azienda. Comprendere le teorie della comunicazione interna può aiutare i manager a prendere decisioni migliori e incoraggiare un libero flusso di comunicazione produttiva.
