I dipendenti sostengono spese per alloggio, pasti, spese di trasporto e spese accessorie - lavanderia, lavaggio a secco, parcheggio e mance - quando il lavoro li porta via da casa. Alcune aziende richiedono rapporti sulle spese dettagliati accompagnati da ricevute che documentano i soldi spesi per rimborsare ai dipendenti ciò che hanno effettivamente speso. Altri scelgono di indicare un importo fisso che i dipendenti possono spendere durante i viaggi di lavoro. Nolo definisce tale "pagamento di un importo fisso per le spese giornaliere per un dipendente o un agente" come "per diem".
Significato
Poiché il rimborso delle spese di viaggio comporta implicazioni fiscali per il dipendente e l'organizzazione, l'IRS ha stabilito una "procedura di entrate" che definisce le spese giornaliere ammissibili e la segnalazione. L'IRS consente due opzioni giornaliere: una "tariffa giornaliera" per i costi di alloggio e di pasto combinati "o" una tariffa giornaliera per i costi del pasto ". Tuttavia, osserva il consulente fiscale, in seguito" la procedura delle entrate non è obbligatoria "come attività "Può utilizzare le spese reali ammissibili" purché mantenga i registri con "giustificazione adeguata".
Rate Information
L'Amministrazione generale dei servizi, o GSA, stabilisce annualmente le tariffe giornaliere per le sedi degli Stati Uniti continentali (CONUS). Gli aggiornamenti mensili del Dipartimento di Stato ogni mese per le località straniere, mentre il Comitato per la riduzione delle spese di viaggio e di trasporto del Dipartimento della difesa degli Stati Uniti calcola annualmente le tariffe giornaliere per Alaska, Hawaii, Guam e altri luoghi non continentali. I tassi CONUS possono essere trovati nella pubblicazione IRS 1542.
tipi
Le tabelle GSA per diario elencano le tariffe per alloggio, vitto e spese accessorie - M & IE. L'IRS definisce M & IE come "tutti i pasti; servizio in camera; lavanderia, lavaggio a secco e stiratura di vestiti e mance. "Inoltre, il GSA presenta due opzioni giornaliere: una tariffa standard e quella che è nota come la tariffa" alto-basso ". L'aliquota federale standard assegna un importo in dollari "città per città" per gli Stati Uniti continentali. Il tasso alto-basso applica una tariffa a località a costo inferiore e una tariffa diversa a località a costo più elevato. Secondo il Consiglio evangelico per la responsabilità finanziaria, il tasso molto basso richiede meno amministrazione.
Documentazione
Secondo l'IRS, i rimborsi giornalieri non sono tassabili come salari se l'importo corrisposto al dipendente "è uguale o inferiore alla tariffa federale di diario" e il dipendente invia una nota spese entro 60 giorni. I rapporti di spesa devono tenere conto dello "scopo commerciale, data e luogo" del viaggio.
considerazioni
Limiti della normativa IRS al giorno per i lavoratori autonomi ai costi del pasto. Come gli altri viaggiatori d'affari, i lavoratori autonomi dovrebbero documentare lo scopo, il tempo e la posizione dei loro viaggi. La procedura per le entrate IRS include le fasi per il calcolo delle spese deducibili relative ai viaggi di lavoro per i dipendenti che non vengono rimborsati per pasti e spese accessorie, secondo il Consulente fiscale.
