Tutti hanno avuto una brutta esperienza nel servizio clienti e in questo giorno ed età, ci aspettiamo di più per i nostri soldi. Se scrivi una lettera correttamente formulata alla persona giusta per spiegare cosa è successo, potresti ottenere un rimborso o una sostituzione, a seconda del tuo problema.
Raccogli i fatti. Se hai una ricevuta da un acquisto, fallo davanti a te. Assicurati di conoscere la data e l'ora dell'incidente, nonché il nome del dipendente responsabile, se possibile.
Scarabocchiare prima le tue lamentele. A volte, dopo un'esperienza con un servizio clienti scadente, potresti essere arrabbiato e non pensare razionalmente. Scarabocchia tutto prima e falla uscire dal tuo sistema!
Scopri chi indirizzare la lettera a. Se un dipendente ti tratta male, scopri chi è il responsabile del negozio. Un rapido sguardo online o una breve telefonata ti troveranno queste informazioni. Se si trattava di un manager, è necessario scoprire chi è il proprietario o il manager regionale al fine di ottenere la lettera nelle mani giuste. Molte aziende più grandi hanno un modulo che puoi compilare online, ma quasi nessuno riceve una risposta. È meglio scrivere e inviare la tua lettera.
Inizia a scrivere la tua lettera. Nel primo paragrafo, prova a menzionare qualcosa di buono sull'attività o sull'esperienza. Se hai già fatto acquisti qui senza problemi, diglielo. L'aggiunta di alcuni commenti positivi aiuterà il tono generale della lettera.
Nei paragrafi seguenti, spiegare la situazione. Elenca la data, l'ora e il nome del dipendente ed entra nei dettagli su cosa è andato storto e perché è inaccettabile per te.
Dopo l'elenco dei reclami, aggiungi un paragrafo con quello che stai chiedendo per sistemare le cose. Se andavi a mangiare fuori e il cibo era pessimo, chiedi un pasto gratis in modo da poter dare al ristorante un'altra possibilità. Se il prodotto era spazzatura, chiedere un rimborso in modo da poter acquistare un prodotto migliore altrove. Se stai solo scrivendo per renderli consapevoli di una brutta situazione, diglielo.
Chiudi la tua lettera affermando nuovamente qualcosa di positivo sull'azienda o sul servizio.
Firma la tua lettera e aggiungi il tuo nome, indirizzo e numero di telefono sotto la tua firma in modo che il gestore / proprietario possa contattarti.
Il modo migliore per portare questa lettera nelle mani giuste è consegnarlo a mano, se possibile. Se la situazione si verifica localmente, entra nel negozio e chiedi di parlare con la persona a cui hai indirizzato la lettera. Questo ti porterà risultati molto più veloci. Puoi spiegare la lettera allora e lì oppure puoi semplicemente consegnarla a loro e andartene.
Se la consegna a mano non è possibile, spedire la lettera.
Dare al gestore una settimana o giù di lì per tornare da te. Se non senti niente dopo quella quantità di tempo, fai una chiamata e chiedi se la tua lettera è stata ricevuta. Spesso, stanno lavorando a un piano per trattenerti come cliente ea volte ciò richiede più di qualche giorno per capirlo.
Se la compagnia fa tutto ciò che è in suo potere per rendere le cose giuste, dillo alla gente. Un buon servizio clienti merita di essere diffuso con il passaparola!
Suggerimenti
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Non scrivere la lettera quando sei ancora arrabbiato. Datti un paio di giorni per calmare se necessario.
