Una lettera di reclamo funge da registrazione permanente della tua doglianza con un individuo o organizzazione. Una lettera ben scritta indica chiaramente il problema riscontrato con un particolare prodotto o servizio e la risoluzione prevista. Quando scrivi la tua lettera, adotta un tono calmo e professionale. Evita qualsiasi tipo di minaccia, rant non dignitoso, sarcasmo o linguaggio inappropriato. Nella maggior parte dei casi, stai scrivendo una lettera a un individuo che non era responsabile per il tuo problema, ma può essere d'aiuto nel risolverlo.
Indirizza la tua lettera a una persona specifica. Non usare "Dear Sir" o "A chi può interessare". Telefona al centralino dell'azienda e chiedi il nome e il titolo del gestore appropriato. Conferma l'ortografia corretta del suo nome. Se non è possibile identificare un nome, utilizzare un titolo appropriato come "Customer Service Manager".
Usa carta e penna o la bozza del tuo programma di elaborazione testi per registrare tutti i dettagli pertinenti al tuo reclamo. Includere informazioni quali nome e descrizione del prodotto, numero dell'ordine, nome del marchio, numero del modello, prezzo e data di acquisto. Fotocopia di tutti i documenti relativi al tuo reclamo. Rileggi tutte le informazioni e assicurati che il tuo reclamo sia legittimo.
Inizia la lettera con una nota positiva. Utilizzare il primo paragrafo per discutere alcuni aspetti positivi dell'organizzazione. Ad esempio, puoi menzionare la tua fedeltà al nome del marchio o eventuali rapporti specifici con il personale dell'azienda. Ad esempio, "In passato, mi è piaciuto visitare il tuo negozio, molti dei colleghi di vendita mi salutano per nome e fanno di tutto per assicurarsi di essere soddisfatto dei miei acquisti".
Indicare la natura del reclamo nel secondo paragrafo. Includi tutti i dettagli che il lettore deve sapere per elaborare il tuo reclamo. Ad esempio, "In base alle condizioni della mia garanzia di 30 giorni, restituisco il monitor che ho acquistato il 7 marzo 2011 per $ 373,89." In allegato c'è una fotocopia della ricevuta. " Non inviare copie originali di ricevute o altri documenti.
Usa il terzo paragrafo per indicare chiaramente le tue aspettative. Ad esempio, "Poiché il tostapane non funziona come indicato dal produttore, mi aspetto un rimborso completo e immediato di $ 47,83 più la spedizione che ho pagato per la restituzione del tostapane. Attenderò quattro settimane per la risposta. da te, contatterò il Better Business Bureau."
Suggerimenti
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Inserisci il tuo nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail. Scrivi brevi paragrafi e mantieni la lunghezza della lettera su una pagina. Chiedi a un amico o un parente fidato di rileggere la tua lettera. Oltre a controllare errori ortografici e grammaticali, deve assicurarsi che il tono della lettera sia appropriato.
