Lo scenario aziendale è ora basato sui progetti. I progetti coinvolgono team interfunzionali e la diversità di opinioni aiuta nell'innovazione. L'obiettivo di molti progetti di business è soddisfare e superare le aspettative dei clienti. La gestione integrata dei progetti è il nuovo mantra aziendale, in cui la gestione dei progetti è un processo integrale dell'esecuzione del piano strategico. Comprendere il processo di un ciclo di vita del progetto è fondamentale per tutte le aree di lavoro in quanto si traduce in una migliore efficienza.
Definizione del progetto
Le aziende si affidano spesso a "progetti" per soddisfare le esigenze dei clienti. Un "progetto" si distingue dalle attività quotidiane di routine e dai "programmi" a lungo termine da determinate caratteristiche. Per essere definito un "progetto", un compito dovrebbe avere un obiettivo specifico, dovrebbe essere uno sforzo una tantum con una durata di vita stabilita. I progetti hanno anche specifiche prestazionali e sono limitati da tempo, denaro, manodopera e altre risorse. Ogni ciclo di vita del progetto è caratterizzato da quattro fasi: la fase di definizione, la fase di pianificazione, la fase di esecuzione e la fase di consegna.
Gestione di progetto
La gestione del progetto è il processo di pianificazione, programmazione e controllo dei progetti. Diversi fattori hanno portato a dare sempre più importanza alla gestione efficiente del progetto. L'aumento della concorrenza globale ha portato a cicli di vita dei prodotti compressi. Le aziende hanno a che fare con scenari di sviluppo prodotto "time to market" più brevi. L'esplosione della conoscenza con reti di informazioni condivise e una maggiore attenzione al cliente hanno contribuito a una maggiore complessità nella natura dei progetti. Ciò richiede una gestione efficiente di team di progetto interfunzionali. Le aziende stanno anche eseguendo numerosi progetti contemporaneamente. Pertanto, l'allocazione delle risorse e l'efficiente gestione dei progetti rivestono un'importanza strategica.
Pianificazione
Pianificare nel contesto di un progetto implica fornire una tabella di marcia per la corretta esecuzione del progetto. Il processo di pianificazione prevede la definizione del progetto, compreso il risultato proposto del progetto. Il processo di pianificazione comporta anche una chiara definizione degli obiettivi e degli obiettivi del progetto, le specifiche della qualità, il budget e le stime di tempo e i parametri di controllo. In breve, la fase di pianificazione è una fase per rivedere e riaffermare gli obiettivi e le linee guida del progetto e risolvere eventuali problemi insormontabili. Gli approcci di contingenza sono inoltre progettati durante il processo di pianificazione per evitare insidie. Idealmente, il processo di pianificazione dovrebbe coinvolgere tutti i membri del team.
programmazione
La pianificazione dei progetti comporta la suddivisione del progetto in compiti più semplici chiaramente definiti. Questo è anche noto come "struttura per la ripartizione del lavoro". Questa struttura consente ai membri del team di comprendere un progetto complesso in termini di semplici compiti realizzabili. La pianificazione prevede anche l'assegnazione di queste attività al personale interessato e la determinazione del tempo, del denaro e di altri vincoli di risorse per ciascuna attività. Ad esempio, se il progetto prevede l'organizzazione di una convenzione, la struttura della ripartizione del lavoro potrebbe comportare attività quali la prenotazione di una sala o la stampa di opuscoli. Persone specifiche vengono assegnate a ciascuna attività con vincoli di tempo, denaro e qualità.
Controllo
L'esecuzione del progetto comporta la gestione di eventi imprevisti. Pur stabilendo un piano chiaro e un processo di scheduling minimizza le ambiguità, il project manager deve esercitare un attento controllo al fine di mantenere i requisiti di tempo, qualità e budget. Due elementi del controllo del progetto comportano la definizione e il raggiungimento di obiettivi di progetto chiaramente definiti e il mantenimento di chiare linee di comunicazione. Le pietre miliari aiutano a monitorare i progressi e la comunicazione aiuta nella supervisione e nel miglioramento dello sforzo di squadra.
