Nonostante i progressi tecnologici nella comunicazione elettronica, le macchine fax restano un importante metodo di diffusione dei documenti a partire dal 2015. Le copertine dei fax hanno un ruolo importante nell'allertare i destinatari su chi deve ricevere il fax e su cosa contiene.
Mittente e destinatario
Una delle funzioni principali di una copertina fax è identificare il mittente e il destinatario del documento. Mentre le copertine sono opzionali, la mancanza di informazioni di contatto di base potrebbe portare alla perdita di trasmissioni. Se il destinatario previsto non preleva il fax, l'avviso "Destinatario" sul foglio di copertina aiuta il documento a raggiungere la persona giusta. Inoltre, un destinatario di fax che riconosce il nome del mittente potrebbe indirizzare il documento più rapidamente. Molte aziende hanno copertine di fax basate su modelli con i loro nomi e loghi già stampati sulla pagina.
Dettagli del documento
Una tipica copertina del fax ha anche una sezione per il motivo per cui il fax viene inviato, o commenti sul contenitore del documento. Questa sezione è utile quando un mittente ha dubbi sul fatto che qualcuno prenderà sul serio la trasmissione. Se un'azienda presenta una proposta di offerta non richiesta, ad esempio, la copertina potrebbe indicare il beneficio per il destinatario della lettura dei materiali. Dettagli sui documenti potrebbero anche ricordare al destinatario che i materiali inviati via fax seguono una discussione o un accordo precedente.
Data e numeri di pagina
La data della trasmissione e il numero di pagine inviate sono anche elementi comuni sulla copertina. Entrambi sono importanti per la tenuta dei registri e la precisione. Una data su un fax consente al mittente di dimostrare di aver ricevuto una particolare scadenza per la presentazione. Il numero di pagine nel fax è molto importante per proteggere da trasmissioni incomplete. Una copertina potrebbe indicare "5 pagine, inclusa la copertina". Ciò avvisa il destinatario che la trasmissione deve contenere cinque pagine totali. Se uno manca, il destinatario può avvisare il mittente del documento incompleto.
dettagli aggiuntivi
Una pagina di copertina fax viene anche utilizzata per trasmettere informazioni sulla privacy e sulla sicurezza con determinati documenti. Le agenzie governative, le istituzioni finanziarie e gli uffici legali sono tra le organizzazioni che potrebbero avere informazioni sulla riservatezza o sulla privacy su una copertina. Questa dichiarazione avverte il destinatario della delicata natura del contenitore e contribuisce a garantire la responsabilità nella salvaguardia dei documenti riservati. I fax possono anche vincolare legalmente il destinatario ai requisiti contrattuali o normativi. Alcune aziende utilizzano le trasmissioni fax per inviare documenti tipo memo e includono solo la copertina con un riepilogo o un breve messaggio in un'unica pagina.
