Sviluppare o migliorare un'attività commerciale può essere un'impresa impegnativa, sia che si stia creando un sito Web, che si stia progettando un'operazione di produzione o che si organizzi la forza lavoro della propria azienda. I diagrammi di flusso sono un modo per rappresentare visivamente ogni fase di un processo e la sequenza in cui devono essere eseguiti i passaggi. Utilizzando gli elementi di un diagramma di flusso per creare una mappa visiva, è spesso possibile rappresentare un processo con maggiore chiarezza rispetto a quanto possono fornire le descrizioni di testo.
Simboli del diagramma di flusso
Ogni simbolo su un diagramma di flusso indica un passaggio o un'azione specifica da eseguire. Una breve descrizione all'interno di ciascun simbolo spiega cosa deve essere fatto. Ad esempio, un rettangolo su un diagramma di flusso di un processo di inventario potrebbe dire: "Distribuisci fogli di conteggio". Le forme dei simboli sono standardizzate. Un rettangolo indica un passaggio specifico. Gli ovali all'inizio e alla fine del diagramma di flusso mostrano dove inizia e si arresta. I rettangoli con estremità arrotondate indicano che i dati devono essere inseriti, recuperati o archiviati. Esistono anche simboli specializzati per tipi specifici di diagrammi di flusso come quelli usati per la progettazione del software, la pianificazione del processo di lavoro, l'auditing e la contabilità.
Diamanti di decisione
I processi complessi includono sempre percorsi alternativi. Il percorso da seguire dipende da alcune condizioni. Ad esempio, il processo di creazione di un inventario include le scelte per continuare a contare un elemento o passare all'elemento successivo quando hai finito di contare quello corrente. Questi punti decisionali sono indicati da simboli a forma di diamante. L'etichetta nel simbolo potrebbe dire: "Effettuare il conteggio?" E includere le frecce che puntano a passi alternativi a seconda della risposta.
Indicatori di ordine
L'utilità di un diagramma di flusso risiede nel fatto che ogni passo è collegato ai passi precedenti e successivi in un ordine logico. Le frecce sono utilizzate per indicare il passaggio successivo. A volte un punto di decisione richiede di tornare a un passo precedente. In questo caso, una freccia torna al simbolo precedente appropriato. Altre decisioni possono richiedere saltando o saltando su un'attività altrove nel diagramma di flusso. Tali salti sono indicati dai connettori. Un simbolo del connettore è un cerchio con un'etichetta che ti dice dove andare dopo.
Creazione di un diagramma di flusso
Un diagramma di flusso può essere utilizzato per diagrammare qualsiasi processo, ma tutti usano determinati simboli standardizzati come i rettangoli e le forme di diamante menzionate in precedenza. Questa standardizzazione è importante perché consente ai lettori di seguire il diagramma di flusso in modo facile e preciso. Per creare un diagramma di flusso, iniziare con il processo che si desidera mappare e scomporlo in passaggi. Per un inventario, è possibile iniziare con questo elenco: distribuire i fogli di conteggio, contare l'inventario e quindi raccogliere e sommare i fogli di conteggio. Quindi, passa a ciascun passaggio e suddividilo in passaggi più specifici. Usa simboli standardizzati e indica i punti decisionali e altre operazioni speciali. Continuare a rivedere ogni passaggio e scomporlo finché l'intero processo non viene mappato in una serie di azioni semplici collegate logicamente.
