Avviare e far crescere un'azienda può essere complicato, specialmente dal momento che ogni leader sceglie il proprio approccio alla gestione e all'interazione con i dipendenti. Due importanti teorie di comunicazione sono state considerate come una parte importante della struttura organizzativa. Una di queste è la teoria delle relazioni umane, che divenne popolare intorno al 1920 durante la rivoluzione industriale. Questa teoria afferma che le persone desiderano essere parte di una squadra di supporto. La teoria classica, d'altro canto, adotta un approccio più incentrato sulla gestione delle persone e delle imprese. Sebbene la teoria della gestione classica sia stata smentita da alcuni come obsoleta e meno efficace, alcune varianti della teoria rendono più fattibile per certi tipi di organizzazioni.
Modello classico di comunicazione
La versione originale dell'approccio classico fu introdotta nel 1900 quando i manager avevano bisogno di un modo per eseguire in modo efficiente le linee di assemblaggio. Aveva senso al momento, dal momento che l'efficienza era una priorità assoluta per le imprese. Il modello classico, noto anche come teoria della gestione scientifica, dà un'occhiata a tutte le variabili coinvolte nel completamento di un compito specifico e trova il metodo migliore possibile.
Il primo problema con il modello di comunicazione classico era che molti ritenevano che fosse prioritario un metodo di lavorazione della catena di montaggio che non era la migliore cultura del lavoro da creare in ogni tipo di business. Ciò è particolarmente vero nel XXI secolo, quando le start-up e le grandi aziende tecnologiche si sforzano di creare una cultura che coinvolga i loro dipendenti piuttosto che preoccuparsi specificamente di semplificare le operazioni. Tuttavia, diversi autori hanno proposto dei colpi di scena sul metodo classico che funzionano bene con alcune strutture organizzative.
I quattro principi di base della teoria classica
Prima di poter considerare un approccio classico per la tua comunicazione organizzativa, è importante sapere cosa comporta. Ci sono quattro principi base che formano il fondamento della teoria classica.
- Procedure operative standard: la direzione deve sviluppare procedure operative standard per ogni ruolo all'interno dell'organizzazione.
- Selezione dei dipendenti - Durante il processo di assunzione, i responsabili delle assunzioni devono cercare di trovare l'adattamento perfetto per ogni posizione in base alle capacità e alle abilità del candidato.
- Ambiente privo di interruzioni - Per garantire che i lavoratori siano il più produttivi possibile, i manager devono fare uno sforzo per ridurre al minimo le interruzioni sul posto di lavoro.
- Incentivazione dei lavoratori - Al fine di garantire la produttività, i dirigenti dovrebbero offrire aumenti salariali di routine.
Il focus della teoria classica è sui processi, non sulle persone. Anche se le persone sono una parte importante del lavoro svolto, i manager stanno pensando a come costruire più trappole per topi piuttosto che nutrire gli operai mettendo insieme le trappole per topi. I dipendenti sono solo un mezzo per un fine in questo scenario. Per questo motivo, l'approccio classico di solito è più adatto a un ambiente in cui i dipendenti eseguono attività ripetitive, ad esempio su una catena di montaggio o in una mailroom.
L'approccio classico e la burocrazia
Alla fine dell'Ottocento, il sociologo tedesco Max Weber fece importanti osservazioni sulla burocrazia riscontrata nei modi in cui le organizzazioni venivano create. Fu la prima persona conosciuta a usare il termine "burocrazia", con la sua teoria che divenne nota sia come teoria burocratica del management sia come teoria di Max Weber. La sua teoria era che la burocrazia era il modo migliore per strutturare un'organizzazione dal momento che creava un ambiente in cui tutti i dipendenti venivano trattati allo stesso modo con un lavoro suddiviso equamente tra tutti.
Weber ha descritto tre tipi di potere trovati nelle organizzazioni. Quelli sono il potere tradizionale, il potere carismatico e il potere legale, e il potere legale è una burocrazia. Affinché la gestione burocratica abbia successo, Weber ritiene che tutte le attività regolari debbano essere considerate come ufficiali, la direzione deve avere l'autorità per fare e far rispettare le regole e le regole dovrebbero essere facilmente rispettate all'interno della struttura stabilita dell'organizzazione.
La teoria di Fayol sulla gestione delle persone
La teoria di Henri Fayol non era dissimile dall'approccio di Weber. La sua teoria, che comprende 14 principi, si concentra sulla gestione efficace delle persone. Da questi 14 principi derivano cinque modi in cui la gestione dovrebbe interagire con i dipendenti.
- Pianificazione: per essere più efficace, Fayol ritiene che la direzione debba pianificare ogni parte dei processi aziendali.
- Organizzazione - Una parte importante di una produzione efficiente consiste nell'avere tutti i materiali e le risorse in funzione quando necessario.
- Comando: una gestione efficace significa essere in grado di dirigere l'attività dei dipendenti.
- Coordinamento - La cooperazione e il lavoro di squadra dei dipendenti sono importanti per il successo e i buoni manager lo facilitano.
- Controllo - Indipendentemente dal comando di un supervisore, ha successo solo se i dipendenti seguono effettivamente i suoi comandi.
Approccio scientifico di Taylor
Un altro teorico con il suo approccio alla teoria classica era Frederick Winslow Taylor. Taylor e i suoi collaboratori sono considerati la prima squadra ad adottare un approccio scientifico per lo studio dei processi lavorativi. Come parte della loro ricerca, hanno analizzato attentamente il modo in cui il lavoro è stato svolto e in che modo questi metodi hanno avuto un impatto diretto sui singoli livelli di produttività. La sua convinzione era che l'ottimizzazione del modo in cui venivano eseguite le attività era più importante che spingere i dipendenti a lavorare di più.
Il risultato della ricerca di Taylor fu "I principi della gestione scientifica", pubblicato nel 1909. La pubblicazione di Taylor suggeriva che le organizzazioni ottimizzassero e semplificassero i lavori, il che avrebbe di fatto migliorato la produttività. Il suo suggerimento che dirigenti e lavoratori avevano bisogno di collaborare era rivoluzionario per il suo tempo perché prima della sua pubblicazione, il lavoro non era stato eseguito in quel modo. I manager delle fabbriche erano separati dai loro lavoratori, con i dipendenti lasciati con una serie di procedure che eseguivano ogni giorno mentre producevano il loro prodotto di lavoro. Il principale incentivo per i lavoratori a fare un buon lavoro era semplicemente non essere licenziati. I suggerimenti di Taylor includevano gratificanti dipendenti per il duro lavoro attraverso "una giornata di paga equa per una giornata di lavoro equo", che comportava gratificanti dipendenti che erano più produttivi con una retribuzione più elevata rispetto a quelli che non erano all'altezza.
Approccio classico nel business di oggi
Sebbene ci siano molti approcci di comunicazione diversi in un'organizzazione, il metodo classico può essere un ottimo inizio mentre si imposta la struttura aziendale. Anche se si opta per una strategia di relazioni umane, è possibile implementare i principi dell'approccio classico, in particolare quello più moderno di Taylor. Taylor riteneva che le aziende potessero vedere risultati migliori se lavorassero insieme su cose, con i datori di lavoro che premiano quei dipendenti che si sono comportati meglio. Questa struttura è vista in molte delle aziende odierne, sia che si tratti di startup nuove di zecca o di grandi aziende.
L'elemento di un approccio classico che può avvantaggiarti maggiormente è la struttura gerarchica che puoi mettere in atto per garantire che i tuoi processi siano efficienti. Anche se stai promuovendo la comunicazione tra i membri del tuo team, puoi dare uno sguardo scientifico ai tuoi processi ed eliminare quegli elementi che impantanano i tuoi team. Saranno in grado di lavorare in modo più intelligente, non più difficile, il che consentirà loro di risparmiare preziose energie che possono essere destinate ad altre mansioni lavorative. Molte persone oggi chiamano questo approccio "lean manufacturing".
Tecniche di gestione delle relazioni umane
L'altro elemento della lista delle teorie sulla comunicazione organizzativa è l'approccio delle relazioni umane, che è in netto contrasto con l'approccio classico. Tuttavia, poiché l'approccio delle relazioni umane è considerato più moderno da molti esperti, puoi combinare elementi della teoria delle relazioni umane con la tua strategia di comunicazione classica.
La teoria della gestione delle risorse umane afferma che i lavoratori vogliono sentirsi bene con il lavoro che svolgono quotidianamente. Vogliono vedere dove si inseriscono nel più grande schema di cose e si sentono come se facessero parte della squadra. Si tratta più di un approccio collaborativo tra la direzione e i dipendenti piuttosto che i supervisori che emettono i comandi e assicurano che vengano seguiti. Sebbene esistano elementi dell'approccio classico che possono integrare questa strategia, la teoria della gestione delle risorse umane pone gli umani al primo posto, facendo leva sul proprio morale e sulle aspirazioni di carriera al di sopra del lavoro stesso.
