Gli addetti alla reception sono spesso il primo punto di contatto che i clienti e i clienti incontrano quando entrano nella vostra sede di lavoro o parlano quando chiamano. Le prime impressioni sono importanti, quindi trovare un addetto alla reception con il miglior mix di professionalità, competenza e cordialità farà molto per stabilire la propria attività come operazione ben gestita.
Benchmarking delle qualità
Società di gestione delle risorse umane Il gruppo Rainmaker raccomanda di adottare un approccio sistematico per identificare le caratteristiche chiave di un addetto alla reception di qualità prima di iniziare il colloquio e il processo di assunzione. Poiché i receptionist sono di solito il primo punto di contatto dal mondo esterno, il messaggio che l'addetto alla reception invia deve allinearsi con l'immagine aziendale. Secondo Rainmaker, lo stile comportamentale di un receptionist, i valori e i motivatori, insieme alle capacità delle persone e alle qualità personali, sono molto importanti. Mentre professionalità e competenza sono sempre importanti, le qualità personali desiderate possono differire tra una galleria d'arte e uno studio legale, ad esempio.
Comportamento stimato
Mentre l'immagine aziendale è importante, tutti i receptionist di qualità condividono particolari caratteristiche comportamentali che li rendono membri effettivi del team. In primo luogo, gli addetti alla reception dovrebbero essere incentrati sul cliente, compresi i clienti che sono anche collaboratori. Gli addetti alla reception dovrebbero anche divertirsi a parlare con le persone, e non preoccuparsi di frequenti interruzioni come un telefono che squilla o un visitatore dell'ufficio. Inoltre, un addetto alla reception deve anche essere in grado di mantenere ordinato e pulito il proprio ambiente di lavoro; stare organizzati aiuterà quando è chiamato a svolgere due compiti contemporaneamente, un evento comune in ricezione. Secondo Genius Center, una buona organizzazione di supporto è anche una buona capacità di comunicazione, compresa la capacità di scrivere e parlare in modo chiaro e con una corretta dizione.
Auto motivazione
Un addetto alla reception efficace deve concentrarsi sul fare le cose nel modo giusto, secondo Rainmaker, e in un modo che corrisponda alla cultura e agli standard dell'azienda. Non solo deve un addetto alla reception imparare rapidamente come funzionano le cose, ma deve concentrarsi sul bilanciamento di un compito con la gestione del proprio tempo con saggezza. Conoscere il business, incluso spesso padroneggiare nuovi compiti e inserirsi dove più necessario, rende l'addetto alla reception una risorsa preziosa. Anche se queste abilità potrebbero non far parte della descrizione ufficiale del lavoro, sono queste qualità che distinguono una receptionist efficace da una inefficace.
Abilità personali
Gli addetti alla reception devono lavorare con poca supervisione e devono essere in grado di prendere decisioni diplomatiche, incentrate sul cliente, spesso sotto costrizione, senza che le piume si arruffino. Di conseguenza, i migliori addetti alla reception sono solitamente flessibili e hanno eccellenti capacità di pianificazione e organizzazione. Sono anche discreti; tieni presente che un cliente arrabbiato può prima esprimere i suoi sentimenti al receptionist, e un addetto alla reception che sia in grado di alleviare la frustrazione può salvare molti mal di testa da parte della direzione. Pertanto, le buone maniere delicate sono essenziali.
