Le chiamate di screening sono un'arte. Non solo devi sapere quali chiamate visualizzare e quali trasferire, ma devi avere abbastanza finezza per reindirizzare con garbo le chiamate o richiedere che il chiamante riprovi più tardi. Le competenze necessarie per questa attività includono la possibilità di prendere messaggi dettagliati e di rimanere abbastanza organizzati per archiviare, seguire o distribuire tali messaggi in modo efficiente.
Ottieni informazioni pertinenti
Rispondendo a una chiamata, ottenere il maggior numero di informazioni pertinenti dal chiamante il più possibile. Annota il nome e la compagnia del chiamante e il nome della persona che viene chiamata. Cerca di determinare la natura della chiamata. Basta chiedere: "Posso dire al signor X la natura della tua chiamata?" Questo ti aiuta a determinare se il signor X vorrà prendere la chiamata.
Fai chiamate di giudizio saggi
Se sai che il signor X non riceve chiamate dai solicitors, puoi educatamente informare il chiamante che lo richiede e terminare cortesemente la chiamata. Se ricevi una chiamata a freddo da un socio in affari, chiedi a Mr. X se vuole prendere la chiamata. Se non lo fa, allora gentilmente dice che il signor X non è disponibile e fa un messaggio dettagliato.
Non fare promesse vuote
Se non sei sicuro che la persona che viene telefonata restituirà una chiamata, non prendersi la libertà di promettere tale chiamata di ritorno. Basta ricordare quando si selezionano le chiamate che il proprio lavoro è quello di ottenere quante più informazioni possibili dal chiamante. Quello che succede oltre quel punto non è la tua preoccupazione. Le chiamate di screening prevedono semplicemente la trasmissione di chiamanti pre-approvati e l'invio di messaggi per tutti gli altri.
