La maggior parte dei sistemi di contabilità offre relazioni sull'invecchiamento dell'A / P (contabilità da pagare) per aiutare i manager a controllare le passività correnti. Questo rapporto mostra ciò che un'azienda deve, a chi e per quanto tempo. Quando i contanti sono stretti, è normale pianificare i pagamenti delle bollette in base a quando sono dovuti e non pagare tutte le fatture allo stesso tempo.
Significato
Un rapporto di invecchiamento non solo aiuta le aziende a gestire i flussi di cassa, ma consente anche loro di usufruire degli sconti di pagamento anticipato. Questo popolare rapporto contiene informazioni dettagliate, che la direzione può utilizzare per identificare errori e discrepanze. Il totale su un rapporto sull'invecchiamento di solito rappresenta la responsabilità corrente totale di un'azienda e dovrebbe corrispondere al saldo pagabile nella contabilità generale. Ad esempio, se un rapporto di invecchiamento mostra che $ 200 è dovuto, anche questo importo dovrebbe essere nella contabilità generale. Se questo non è il caso, è necessaria una ricerca per identificare i problemi e correggerli.
formati
I rapporti sull'invecchiamento possono essere preparati dal fornitore, dalle date di fatturazione, dalle date di pagamento e da altri formati. Lo stile più comune mostra i nomi dei fornitori a destra e quattro colonne denominate "entro 30 giorni", "tra 30 e 60 giorni", "tra 61 e 90 giorni" e "oltre 90 giorni". I numeri vengono posizionati all'interno di queste colonne in base a quanto tempo è scaduto il conto.Di solito questo report contiene una colonna "totale" a destra, in cui vengono aggiunti tutti i numeri di colonna e viene calcolata una passività totale
Analisi
Oltre a garantire che le fatture vengano pagate in tempo, i gestori utilizzano il rapporto A / P aging per analizzare i flussi di cassa e il modo in cui le passività sono correlate alle scorte e al costo dei beni venduti. I rapporti finanziari possono essere utili nell'analisi, come il rapporto "giorni pagabili", che viene calcolato dividendo i conti medi pagabili per costo delle merci vendute al giorno. Quando questo rapporto è troppo basso o troppo alto, è il momento di analizzare l'invecchiamento e trovare le aree che potrebbero essere migliorate.
considerazioni
Affinché i report di invecchiamento forniscano informazioni significative, i dati inseriti nel sistema di contabilità fornitori devono essere accurati. Assicurarsi che i periodi precedenti siano chiusi per impedire la pubblicazione di voci in periodi errati in passato. Inoltre, cercare i duplicati nel file principale di contabilità fornitori, un problema comune in quest'area, in cui un venditore potrebbe essere stato inserito più di una volta. Alcuni sistemi consentono di unire facilmente i fornitori, correggendo il problema della duplicazione dei record. Utilizzare questa funzione se disponibile, in quanto l'alternativa è trasferire i dati manualmente, il che non è un processo efficiente.
