Come scrivere procedure e politiche

La chiave per scrivere procedure e politiche forti è rendere i documenti sufficientemente rigidi da documentare le regole dell'organizzazione, ma abbastanza flessibili da poter essere seguiti facilmente, per lo più senza deviazioni, poiché è necessario documentare ogni minima deviazione dal percorso progettato. Potresti sentire le procedure e le politiche indicate come SOP o Procedure operative standard in molte organizzazioni. Questi documenti costituiscono la spina dorsale per un'organizzazione, quindi scrivendoli bene contribuirà a mantenere il business sulla strada e garantire che le procedure standard siano condotte allo stesso modo da tutto il personale. Se lavori in un settore regolamentato, come aziende farmaceutiche o biotech, le SOP forti sono assolutamente fondamentali per il successo della tua attività, poiché la Food and Drug Administration considera questi documenti prima di tutto in qualsiasi audit.

Disegna una bozza di tutte le procedure e le politiche richieste dalla tua organizzazione. Creare un breve schema di procedure e politiche ti aiuterà a organizzare la tua scrittura. Raggruppare la politica e le procedure per dipartimento può aiutarti a organizzare i tuoi pensieri. Organizzare la struttura con i documenti più importanti all'inizio in modo da poter dare la priorità alla stesura delle SOP. Dopotutto, devi iniziare da qualche parte e iniziare con i mezzi più importanti che almeno saranno fatti. Potrebbe essere necessario rivisitare questi primi documenti dopo aver supportato SOPS. È fondamentale che SOPS non sia in conflitto tra loro.

Rompi le singole procedure e le politiche in giù nelle attività separate coinvolte nel completamento di ogni documento. Nel tuo schema, aggiungi sotto-attività per ogni documento in modo che i passaggi siano chiari, logici e in ordine. In questo modo, i documenti si scrivono quasi da soli. Assicurati di aggiungere solo i passaggi più ampi, però. Se scrivi il tuo SOPS troppo dettagliato, c'è troppa possibilità di avere delle deviazioni. Non è una buona cosa

Intervista allo staff che svolge i compiti. Non trascurare il prezioso input dei dipendenti che stanno attualmente svolgendo i compiti. Le SOP dovrebbero documentare come sono fatte le cose e queste sono le persone che sanno. Quindi, chiedi ai lavoratori e non ai manager di fare un po 'di creazione di bozze di documenti. Possono sempre essere rafforzati da uno scrittore tecnico.

Compila il tuo schema con procedure più dettagliate da seguire per il tuo staff. È consigliabile mantenerlo semplice quando si scrivono criteri e procedure. È anche prassi ampiamente accettata scrivere sul quinto livello degli Stati Uniti di quinta elementare - questo significa che un quinto selezionatore dovrebbe essere in grado di leggere e capire ogni parola.

Decidi chi firmerà le procedure e le politiche. L'accesso dovrebbe contenere alcuni nomi di alto livello in modo che i padroni siano consapevoli di come stanno andando le cose. Alcune organizzazioni eseguono ogni politica e procedura attraverso il dipartimento delle risorse umane o il loro ramo legale per garantire che non vengano violate le leggi.

Chiamare una riunione di revisione per riunire tutti i firmatari in una stanza per discutere la politica. Se possibile, riunire tutte le parti in un'unica stanza per discutere di una politica specifica, il documento verrà spostato a un ritmo molto più rapido rispetto al passare e chiedere dei commenti. Se vuoi davvero accelerare le cose, fissa l'obiettivo di far firmare la SOP alla fine della riunione.

Firma, data, controllo della versione e fai circolare le procedure e le politiche finalizzate. Considera di fornire a ciascun dipendente un manuale per i dipendenti che può essere aggiornato con i documenti revisionati secondo necessità. In effetti, creare una politica e una procedura per la gestione dei taccuini, compreso il controllo periodico dei manuali dei dipendenti per garantire che tutto il personale sia aggiornato.

Rivedere gli SOP approvati esistenti in base a una pianificazione. Ogni SOP dovrebbe essere rivisto annualmente o, almeno, ogni due anni per accertarsi che le pratiche e le politiche non siano cambiate. Assicurati di avere nuove firme e date in modo che, se verificate, vi sia una traccia chiara di versioni precedenti.