Il deposito è uno di quei lavori importantissimi che nessuno di noi ama fare. Quando si imposta un nuovo sistema di archiviazione, si vorrà farlo in modo che sia facile da usare. Ad alcune persone piace impostare il proprio sistema con l'alfabeto e alcuni con i numeri. Altri lo configurano per categoria e poi per l'alfabeto. Scegli cosa funziona per te.
Articoli di cui avrai bisogno
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Casellario
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File manila a schede
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Divisori in cartone a schede
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Indicatore di punti fini
Organizza le tue categorie come affitto o mutuo. Metti da parte i file per il tuo edificio, servizi e forniture. Passa attraverso tutti i tuoi documenti. Dare ad ogni soggetto una categoria. Cerca di far coincidere le categorie con le categorie IRS, rendendole più facili alla fine dell'anno.
Crea un divisorio per ogni categoria. Scrivi sul divisore quale categoria è. Mettili da parte.
Mentre paghi una fattura, scrivi la data in cui l'hai pagata sulla parte della fattura che hai conservato o sulla ricevuta. Se si utilizzano assegni, scrivere il numero di controllo e l'importo pagato sulla ricevuta. Se paghi elettronicamente, scrivi il numero di conferma e l'importo pagato su di esso. Date tutti i documenti per la data in cui ci avete lavorato anche se non è una fattura. Esempi di altra documentazione possono essere la riconciliazione bancaria, fatture per ordini e fatture inviate ai clienti. Quindi documenta ogni ricevuta o pezzo di lavoro nel tuo sistema di contabilità. Quickbooks e Microsoft Money hanno programmi eccellenti per la contabilità delle piccole imprese.
Impostare una cartella manila per ciascuna parte separata della categoria elencata nel passaggio 1. Un esempio potrebbe essere, la categoria è Utilities e le cartelle sarebbero ABC Electric, CITY water e sewer e le connessioni Internet INT. Se la tua azienda ha dei fornitori, imposta i singoli file per ciascun fornitore. Imposta i file per ciascuno dei tuoi clienti. Passare attraverso ogni categoria e impostare tutte le singole cartelle.
Imposta un file per ogni dipendente. Dal momento che la maggior parte delle piccole imprese non dispone di dipartimenti del personale per gestire i dipendenti e conservare record su di essi, è necessario conservare almeno un semplice file su di essi. Inserire i loro registri di pagamento. Documenta qualsiasi formazione che hanno completato. Conserva copie delle licenze se necessarie. Dovrai anche documentare eventuali controversie che potrebbero aver avuto con te. Annota qual è la controversia e qual è stato il risultato.
Conserva un file separato per le tue ricevute quando acquisti qualcosa per la tua azienda. Documentali prima nel tuo libro mastro. Volete quindi metterli nel file. Una volta al mese, passa attraverso il file di ricevuta e inseriscile nel file e nella categoria corretti. È possibile pinzare le ricevute di mesi insieme e scrivere il mese su di esse. Anche se si utilizza una carta di credito, questa è una documentazione extra se si dovesse essere verificati dall'IRS.
Posiziona i divisori di categoria nello schedario alfabetizzandoli. Alfabetizza ciascuna delle cartelle all'interno di quella categoria. Mettili dietro il divisorio. Passare attraverso ogni categoria e archiviarli.
Suggerimenti
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Puoi personalizzare qualsiasi sistema di archiviazione per renderlo più facile da usare. Finché riesci a trovare rapidamente le informazioni, è un buon sistema di archiviazione.
