Il sistema di fatturazione è il cuore dei crediti commerciali dell'azienda. Le fatture sono preparate sulla base di prodotti o servizi venduti. I dati della fattura corrispondono ai giornali di vendita, alle registrazioni dei conti dei clienti, ai saldi dei conti clienti e ai giornali dei conti di cassa, tra le altre registrazioni aziendali.
Elettronica e manuale
I sistemi software utilizzati per la fatturazione richiedono che la piccola impresa inserisca i dati iniziali prima di stampare le fatture. Ogni sistema richiede variabili diverse e chiederà all'utente cosa è necessario. Il sistema integrerà quindi elettronicamente i dati in crediti. Al contrario, quando si imposta un sistema manuale, il proprietario o il contabile di una piccola impresa decide cosa è necessario e lo formula come parte del sistema contabile di conseguenza. Indipendentemente dal fatto che la piccola impresa fornisca servizi o vende prodotti, uno dei passaggi preliminari nella creazione di un sistema di fatturazione è determinare cosa includere nella fattura oltre a tali elementi di base come le informazioni di contatto.
Sistema di numerazione
Ogni fattura deve contenere un numero identificativo univoco basato sull'ordine cronologico di vendita o sul numero cliente. In ogni caso, il proprietario di una piccola impresa sceglie, questi numeri univoci possono essere utilizzati per fare riferimento a una particolare fattura in futuro.
Corpo della fattura
Sotto la sezione di descrizione della fattura, il contabile vuole aggiungere informazioni dettagliate in modo che il cliente sappia esattamente ciò che la fattura documenta. Ad esempio, una fattura per il servizio che indica semplicemente "chiamata di servizio" è troppo vaga per il cliente o la piccola impresa da utilizzare per riferimento futuro. Tuttavia, se la descrizione dice qualcosa di più specifico come "Filtri modificati, ventilatori puliti, accensione testata", sia il cliente che il fornitore di servizi conoscono esattamente il lavoro svolto. Se l'addebito è per servizio o all'ora, questo dettaglio dovrebbe essere incluso nella descrizione. Quando la fattura è per prodotti, includi quantità e prezzo per unità. Questa informazione corrisponde alle voci nel diario di vendita.
Termini di credito
Determinare i termini di credito che i clienti saranno offerti e includerli nella fattura. Ad esempio, se il pagamento è previsto tempestivamente, la fattura deve riportare la nota "Rete dovuta al ricevimento". Durante il processo di vendita, se al cliente è stato detto che avrebbe 30 giorni di tempo da pagare, includerlo come data di scadenza della fattura.
Portare tutto insieme
Il sistema di fatturazione è completo quando si adatta al posto giusto nel processo di contabilità. Dopo aver preparato le fatture, è tempo di riscuotere i crediti. Una copia di ciascuna fattura viene inviata al cliente e l'azienda conserva una copia. L'importo fatturato viene registrato sull'account del cliente nel diario di vendita. Una volta ricevuto il pagamento, l'importo viene detratto dall'account del cliente nel diario di vendita e aggiunto al conto in contanti dell'azienda. Alla fine del mese, il proprietario di una piccola azienda può rivedere i conti per annotare fatture in sospeso e la necessità di dare seguito alla richiesta di pagamento, ad esempio l'invio di una seconda copia della fattura contrassegnata come "scaduta".
