Scrivere una lettera per rifiutare un invito formale può essere complicato. È necessario rispondere in modo che la persona o l'attività che ti invita sappia che non dovrebbero aspettarti. La sfida arriva con la scrittura della lettera in modo tale da non offendere o far pensare all'altra parte che stai solo cercando di uscire dal loro evento. Una formulazione attenta e un occhio attento ai dettagli assicureranno che il destinatario riceva il messaggio nello spirito previsto.
Inizia la tua lettera di rifiuto con un saluto. Decidi come vuoi indirizzare il destinatario. Se questo è veramente formale e non hai un rapporto giornaliero con la persona, rivolgilo a lui come "Mr." o "Signora" Usa il nome solo in una lettera formale se sei sicuro che sia accettabile.
Essere onesti. Non inventare storie stravaganti che spiegano perché non puoi partecipare. Dì la verità nel modo più conciso possibile. Spiega in una o due frasi la ragione per cui non sarai presente. Usa parole come "purtroppo" o "sfortunatamente" per indicare che desideri che la situazione sia diversa.
Esprimi il tuo apprezzamento per l'invito. Grazie al destinatario per aver pensato a te. Ciò garantirà che non vengano rimossi in modo permanente dall'elenco per eventi futuri.
Chiudi la tua lettera esprimendo i migliori auguri al destinatario. Fagli sapere che speri che il suo evento vada bene.
Chiudi la lettera con un "Cordiali saluti" o semplicemente ringrazia nuovamente il destinatario. Firma il tuo nome con una penna. Questo dimostra che tu personalmente hai dedicato del tempo alla lettera. Un nome stampato è troppo generico e potrebbe far pensare all'host che sei troppo impegnato per trovare il tempo per rispondere correttamente al suo invito.
Leggi la lettera ad alta voce. Assicurati che abbia il tono che desideri esprimere. Apporta le modifiche e invia la lettera.
avvertimento
L'onestà è la migliore politica nel rifiutare un invito. Non vuoi essere preso in una bugia che potrebbe interrompere una buona relazione d'affari.
