La formulazione e lo stile di un invito per una presentazione aziendale formale, come un lancio del prodotto, una conferenza medica o una riunione del comitato esecutivo, possono aiutare a dare il tono all'evento. Comunicare la natura distintiva dell'evento e l'esclusività della lista degli ospiti può convincere i destinatari a partecipare.
Scrivi l'invito in prima persona, come dovrebbe provenire dall'host dell'evento. Guida con un forte apri che indica la natura della presentazione. Ad esempio, questo potrebbe dire: "Sarei onorato se partecipassi alla presentazione dei nostri ultimi prodotti di intelligenza artificiale".
Personalizza ogni lettera di invito al destinatario. Inserisci il loro nome nel saluto. Ad esempio, "Caro Dr. Klein", indica il valore di avere il destinatario presente alla presentazione, ad esempio "Considerando il tuo lavoro avanzato nell'elaborazione del linguaggio naturale, il nostro team di sviluppo prodotto sarebbe entusiasta di ascoltare la tua opinione degli esperti sul nostro nuovo software sviluppi.”
Descrivi il contenuto della presentazione. Ad esempio, "Tom Harris, amministratore delegato del nostro team di sviluppo prodotto, terrà una breve lezione sulla nostra ultima ricerca tecnologica. In seguito, riveleremo i nostri ultimi tre prodotti di consumo sviluppati in base ai risultati delle nostre ricerche."
Citare eventuali rinfreschi, ristoranti o intrattenimento che verranno forniti. Ad esempio, "Un ricevimento di cocktail seguirà la presentazione".
Spiegare il codice di abbigliamento appropriato per l'evento, come ad esempio un abbigliamento da lavoro professionale o aziendale.
Chiedi al destinatario di rispondere a una domanda specifica entro una data specifica, di solito impostata da 2 a 4 settimane prima della presentazione.Fornire le informazioni di contatto e il metodo preferito con cui dovrebbero rispondere, ad esempio via telefono o e-mail.
Chiudi l'invito esprimendo la speranza che l'invitato parteciperà e che non vedi l'ora di vederlo. Chiedi all'host di firmare ogni invito.
Suggerimenti
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Stampa gli inviti sulla carta intestata dell'azienda per un aspetto professionale. Esegui le buste attraverso la stampante, se possibile, che produce un aspetto più lucido di quello delle etichette degli indirizzi.
