Presiedere un incontro può creare o distruggere la tua ascesa al vertice di un'azienda o il tuo livello di rispetto come dirigente. Presiedere un incontro non deve essere stressante, può essere divertente. È possibile avere una navigazione tranquilla durante il prossimo incontro che dirigi.
Inviare una e-mail prima della riunione, indicando l'agenda e gli argomenti desiderati. Sii dettagliato e specifico su quanto durerà la riunione e dove si svolgerà.
Arrivo per l'incontro 10 minuti prima che il resto dei partecipanti sia programmato per farlo. Prenditi il tuo tempo per stendere tutti i documenti necessari, prendere una tazza di caffè (o altra bevanda per evitare che la gola si asciughi mentre parli) e posizionarti nella parte anteriore della stanza.
Saluta tutti mentre entrano nella stanza, stringendo la mano e facendo il contatto visivo. Indirizzali ai posti assegnati se necessario.
Nomini qualcuno per prendere appunti, o minuti, della riunione.
Apri l'incontro con una breve introduzione, in piedi davanti al tavolo, in ufficio o nella sala conferenze in cui si svolge l'incontro. Passare i verbali della riunione precedente e chiedere l'approvazione. Una volta ottenuta l'approvazione, rivolgi tutte le domande sull'agenda di quel giorno prima di procedere.
Inizia il dialogo o il briefing sul primo argomento di business. Consentire agli altri di rispondere, aggiungere e discutere. Se le persone parlano sproporzionatamente, chiedi loro di compiacere di rispettare gli altri nella stanza e di aspettare di illustrare verbalmente il loro punto.
Mantieni il controllo. Quando le persone scendono dall'argomento in questione, si intrecciano piacevolmente ma con forza per indirizzare tutti alla questione centrale. Se lasci che la conversazione si smarrisca, rifletterà sulla tua capacità di presiedere alla riunione.
Alla conclusione dell'incontro, alzati in piedi e ringrazia tutti per essere venuti. Ricorda loro eventuali compiti che hanno commesso. Se possibile, agita le mani mentre la gente lascia la riunione.
