Il coordinamento del progetto - a volte noto come gestione del progetto - richiede diverse competenze e la capacità di adattarsi a un ambiente che cambia. I coordinatori di progetto sono generalmente tenuti a lavorare con un numero di individui e richiedono la capacità di organizzare e gestire dati e individui. Mentre ogni progetto è diverso, alcuni suggerimenti sono utili per tutti i coordinatori del progetto.
Sviluppare un piano di lavoro dettagliato
Prima che le ruote del progetto inizino a girare, sviluppare un piano di lavoro dettagliato che copra ogni aspetto del progetto. Includere elementi come un budget, una linea temporale, un elenco di contatti e, se necessario, piani di emergenza o scenari di risposta. Avere un piano aiuta a guidare l'utente attraverso ogni terreno incerto, mentre anche tracciare una direzione generale per il progetto. Fai circolare il piano a tutti gli attori rilevanti in modo che ogni membro del progetto si trovi sulla stessa pagina.
Preparati a deviare dal piano
Un piano dettagliato e chiaro è essenziale per il coordinamento del progetto, ma lo è anche la capacità di improvvisare e modificare il piano secondo necessità. I migliori coordinatori del progetto seguono un piano finché funziona; tuttavia, se il piano non riesce a dirigere il progetto verso i suoi fini, o se si scopre che è carente in una o più aree, allora è il momento di cambiare i piani. I coordinatori di progetto dovrebbero essere aperti agli input di altri membri del team quando cambiano i piani e le modifiche dovrebbero essere comunicate a tutti gli attori interessati.
Riduci al minimo la comunicazione
La comunicazione è essenziale per il coordinamento del progetto: a diversi attori di diverse sezioni, organizzazioni, città, stati o persino paesi sarà spesso richiesto di lavorare insieme per un fine particolare. Questo di solito richiede una comunicazione frequente tra le parti; tuttavia, questo processo non dovrebbe diventare debilitante. Nominare un numero minimo di responsabili delle comunicazioni chiave e tenere le e-mail al minimo. Ciò che richiede diverse e-mail per risolvere spesso può essere organizzato rapidamente e semplicemente attraverso una telefonata.
Sviluppa competenze di leadership
Le capacità di leadership sono di vasta portata e le competenze richieste variano da progetto a progetto. Alcune abilità, tuttavia, si distinguono come comunemente essenziali per il successo nel coordinamento del progetto: l'organizzazione, l'intelligenza, l'apertura e persino il senso dell'umorismo contribuiscono a creare un'atmosfera favorevole al successo. I coordinatori non sono perfetti, ma possono essere migliori o peggiori, e c'è sempre spazio per miglioramenti. I coordinatori di progetto dovrebbero essere aperti al feedback degli altri e dovrebbero dedicare del tempo a pensare a come le loro capacità di leadership possano essere sviluppate e implementate in un modo più utile ed efficace.
