La pianificazione delle risorse umane inizia con la determinazione delle esigenze della forza lavoro: i livelli, le posizioni e il numero di persone di cui l'organizzazione ha bisogno per portare a termine la sua missione e i suoi obiettivi. Questo tipo di pianificazione si verifica generalmente prima che l'azienda apra le sue porte al business. Fattori quali la crescita aziendale, l'aumento delle entrate, l'espansione in nuovi mercati e il logoramento dei dipendenti possono anche richiedere personale aggiuntivo. Quando sei seduto al tavolo con la leadership esecutiva, è consigliabile avere una proposta scritta che giustifichi la tua richiesta di ulteriore mano d'opera.
Inizia con gli elementi essenziali
A seconda delle dimensioni della tua organizzazione e della complessità del tuo piano di assunzione del personale, la tua richiesta di ulteriori proposte dello staff dovrebbe avere almeno quattro sezioni di base:
- Sintesi
- Valutazione dei bisogni
- Metodologia
- bilancio
Alcune proposte potrebbero richiedere sezioni aggiuntive, come la valutazione del progetto e la strategia di comunicazione, ma una proposta di pianificazione delle risorse umane potrebbe non richiedere più delle quattro di base. La proposta richiede il contributo dell'intero team di risorse umane perché il personale include il reclutamento, la formazione e lo sviluppo dei dipendenti e il risarcimento.
Scrivi un riepilogo esecutivo
Indica lo scopo della tua proposta e identifica chi ha fornito l'input. Riassumi il contenuto e fornisci informazioni su come intendi realizzare il piano per il personale aggiuntivo. I lettori con accesso solo al sommario esecutivo dovrebbero comprendere appieno i motivi alla base della richiesta di personale aggiuntivo. Indica anche come sei arrivato alla conclusione che hai bisogno di più dipendenti e in che modo il budget coprirà i costi per reclutare, addestrare, salire a bordo e pagarli.
Esempio:
Il responsabile delle risorse umane della società ABC, inserire nome, presenta questa proposta, datata inserire la data per giustificare l'aggiunta di cinque dipendenti aggiuntivi in due dipartimenti: vendite aziendali e contabilità. Il team delle risorse umane ha studiato le esigenze dell'azienda, valutato l'attuale mercato del lavoro e stimato il costo complessivo per i dipendenti aggiuntivi. I dettagli sono esposti in questa proposta di approvazione da parte del team dirigenziale esecutivo della Società ABC.
Descrivi la tua proposta di manodopera aggiuntiva
Descrivi i motivi per cui l'azienda necessita di personale aggiuntivo e spiega la metodologia utilizzata per determinare il numero di dipendenti necessari per sostenere le operazioni dell'organizzazione. È probabile che la valutazione dei bisogni includa una revisione dell'attuale piano di organico della società e quando è stata implementata. Dovrebbe anche illustrare i passi che hai intrapreso per esaminare le risorse attuali di ciascun dipartimento e ciò che prevedi sarà il personale del dipartimento in futuro. Ad esempio, la valutazione delle esigenze potrebbe includere la descrizione della permanenza media dei dipendenti, la pianificazione della successione, la formazione e lo sviluppo dei dipendenti, l'attrito e il turnover.
Descrivi la tua metodologia
Questo è il processo utilizzato per concludere che l'organizzazione o il dipartimento ha bisogno di personale aggiuntivo. Per ciascuno dei componenti della valutazione delle esigenze, descrivi le fonti per le tue informazioni e come hai usato tali informazioni. Ad esempio, la media della durata dei dipendenti è un semplice calcolo:
- Esaminare i file del personale dipendente per le date di noleggio
- Calcola il numero di anni impiegati
- Totale degli anni lavorati
- Dividere il totale per il numero di dipendenti
Per alcuni dipartimenti, potresti voler esaminare il mandato individuale dei dipendenti per stimare i numeri di attrito. La metodologia dovrebbe includere anche la disponibilità di lavoratori, perché non ha senso chiedere petizioni aggiuntive se il mercato del lavoro è tale da non avere la possibilità di attrarre candidati qualificati. La disponibilità sul mercato del lavoro determina se avete accesso a risorse umane, come scuole vicine che producono laureati o un mercato del lavoro generale all'interno del raggio di lavoro. Si potrebbe anche includere in questa metodologia cosa potrebbe accadere se la società non è in grado di assumere personale supplementare qualificato. Ad esempio, è possibile aumentare gli straordinari per i dipendenti attuali, la perdita di produttività o delle vendite o il basso morale dei dipendenti perché la forza lavoro attuale sta portando il carico di carichi di lavoro eccessivi.
Proponi un bilancio
Il budget per il personale aggiuntivo è più di quello che guadagnano i dipendenti. Il compenso per ciascun dipendente include salari o stipendi annuali, oltre al costo delle prestazioni. A partire da dicembre 2017, il Dipartimento di Statistica del lavoro dell'Ufficio del Lavoro degli Stati Uniti ha indicato che il costo per il risarcimento dei dipendenti del settore privato era pari al 31,7% delle retribuzioni. Ad esempio, il costo per assumere qualcuno che guadagna $ 50.000 all'anno è di circa $ 15.850, il che rende il costo totale per quel dipendente $ 65.850 all'anno. Le prestazioni comprendono i contributi per le ferie pagate, i contributi assicurativi e previdenziali. Ci sono anche i costi per reclutare, formare e dipendenti a bordo, che dipendono dal tempo e dai salari dei membri del team delle risorse umane impegnati nel processo di assunzione. Molte organizzazioni basano le decisioni di assunzione sui costi, quindi la sezione del budget della tua proposta dovrebbe descrivere i costi e le basi delle tue proiezioni.
Sum It All Up
La conclusione della tua proposta di personale aggiuntivo dovrebbe indicare la tempistica, in base a quando ricevi l'approvazione, perché di solito non puoi individuare la data esatta in cui puoi effettivamente portare le persone a bordo. Contingencies, come ad esempio i controlli di background e i candidati che hanno bisogno di più tempo per fornire un preavviso ai datori di lavoro attuali possono causare ritardi. Non affrettare il lasso di tempo entro il quale puoi portare personale aggiuntivo.
