I professionisti, come i contabili e gli avvocati, scrivono spesso lettere ai clienti in merito a questioni commerciali importanti. L'azienda deve seguire determinate procedure per produrre lettere cliente chiare ed efficaci. I professionisti scrivono le lettere dei clienti per una serie di scopi che includono l'accoglienza di un nuovo cliente, la discussione di un affare o l'offerta di consigli. Scrivi una lettera cliente professionalmente e rendila facile da leggere, con uno scopo chiaro che il lettore capirà.
Usa carta intestata. La maggior parte delle aziende professionali usa la carta intestata per tutte le lettere, comprese quelle per i clienti. La carta intestata contiene il nome dell'azienda, l'indirizzo e il numero di telefono.
Indirizzo la lettera Quando scrivi una lettera a un cliente, scrivila direttamente alla persona indicando il nome della persona. Può iniziare con la parola "Caro" seguito dal nome della persona o dalla parola "A". Includere una data nella parte superiore della lettera.
Inizia la lettera con una breve introduzione. Mantieni l'introduzione piacevole e colloquiale. Ringrazia il cliente per aver utilizzato la tua azienda e indicare il motivo della lettera.
Sviluppa il corpo della lettera. Questa parte della lettera contiene le informazioni per lo scopo della lettera. Può contenere consigli o altre informazioni rilevanti per il cliente.
Evita di usare termini che solo un professionista nel tuo campo specifico potrebbe capire. Avvocati e contabili spesso usano termini specifici per il loro campo, ma possono non essere familiari ai clienti. Scegli le parole che sono chiare per qualsiasi persona, indipendentemente dal loro background.
Chiedi al cliente di chiamare con le domande. Un invito a contattare l'azienda per ulteriore aiuto e informazioni è una parte standard di tutte le lettere dei clienti.
Firmare la lettera Inserisci la tua firma in fondo alla lettera e spedisci il documento al tuo cliente.
