La tua capacità di comunicare in modo efficace avrà un impatto diretto sul tuo successo sul lavoro. È fondamentale per te sapere come scrivere e inviare corrispondenza che sia concisa e comprensibile. La nota commerciale è un breve documento che si rivolge a un gruppo specifico di persone e si concentra su uno scopo specifico. Un appunto ben scritto ti aiuterà a comunicare in modo efficiente e ottenere risultati. Oltre a scrivere correttamente, è fondamentale assicurarsi che il tuo promemoria sia inviato correttamente, alle persone che hanno bisogno di leggerlo di più.
Crea il tuo memo
Pensa al tuo pubblico. Prima di iniziare a comporre il tuo memo, considera il livello di istruzione e l'esperienza delle persone con cui stai comunicando. Tieni anche a mente le esigenze dei tuoi destinatari. Alcuni individui possono aver bisogno di istruzioni più dettagliate e di linee guida specifiche e stabilite, mentre altri possono ricevere informazioni molto generali e poi prendere l'iniziativa da soli.
Usa la corretta formattazione dell'intestazione. Nella riga "Data", usa le abbreviazioni standard. Per "A", devi elencare ogni persona che riceverà il memo per nome. Non usare nickname. Utilizza il nome e il cognome e inseriscili in ordine alfabetico o per posizione all'interno dell'azienda. Per la riga "Da", utilizza il tuo nome e cognome, nonché il dipartimento in cui ti trovi, se applicabile.
Scegli una riga dell'oggetto specifica e informativa. Spesso, le persone inviano promemoria con righe tematiche vaghe e generiche. Uno specifico e conciso darà ai destinatari un'idea molto migliore di ciò che il memo fa riferimento. Ad esempio, una riga di soggetto generale potrebbe essere "Riunione", ma una riga specifica dell'oggetto potrebbe dire "Presentazione del team di vendita per la riunione di venerdì".
Apri con le specifiche. Non perdere tempo con chit-chat o sfondo. La prima parte del tuo promemoria dovrebbe dire esattamente ciò di cui hai bisogno. Utilizzando l'esempio sopra, della presentazione del team di vendita, è possibile aprire con "Alla riunione di venerdì, il team di vendita presenterà una presentazione con dati relativi al reddito e ai conti per il primo trimestre".
Scrivi il tuo memo, evitando la voce passiva. Un memo è progettato per condividere informazioni e richiedere assistenza, quindi è necessario utilizzare una voce attiva. Nella grammatica e nella scrittura, la voce attiva significa che il soggetto di una frase è attivo - fare o essere qualcosa - piuttosto che avere altre cose che accadono a loro. La voce attiva dovrebbe essere: "Il team di vendita presenterà una presentazione". Un approccio passivo sarebbe formulato come "Vorremmo che il team di vendita considerasse una presentazione di una presentazione".
Scrivi una conclusione. La tua conclusione non deve essere complicata, ma dovrebbe riassumere i punti chiave a cui si fa riferimento nel memo stesso.
Modifica il tuo lavoro. Poche cose sono imbarazzanti come inviare un memo di business e rendersi conto in seguito che hai lasciato un gigantesco errore di ortografia nel bel mezzo di esso. Correggi il tuo promemoria prima di inviarlo e, oltre a correggere, elimina le parole inutili. Mantieni il tuo commento sintetico.
Invia il tuo memo
Invia il tuo memo Se lo invii tramite posta inter-ufficio, assicurati che ogni persona indirizzata nel memo abbia la sua copia. Nessuno dovrebbe mai dover condividere un memo con il ragazzo nel prossimo box.
Usa la posta elettronica se è un'opzione. Un messaggio di posta elettronica deve essere inviato a tutti allo stesso tempo, ma potresti voler copiare in modo cieco alcuni dei destinatari. Se invii l'e-mail al memo, inserisci l'oggetto del memo nella riga dell'oggetto dell'intestazione dell'e-mail. Non utilizzare caratteri carini o colorati, immagini o altri componenti aggiuntivi e-mail.
Follow-up una volta che hai inviato il tuo memo. Se c'è una scadenza menzionata nel promemoria, assicurati di ricontrollare successivamente con i destinatari.
Suggerimenti
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Assicurati che il tuo promemoria segua le linee guida aziendali relative ai punti elenco, alla spaziatura dei paragrafi, ecc.
avvertimento
Se stai usando la posta elettronica per inviare un memo, ricontrolla prima di premere il tasto "Invia". Dovrai essere cauto su chi riceve informazioni proprietarie o riservate via e-mail.
