L'archiviazione delle cifre del terminale è un sistema di archiviazione che funziona utilizzando gli ultimi due numeri sui file per organizzarli. Segue quindi i numeri in ordine inverso per individuare il file necessario. Di conseguenza, questo sistema numerico di archiviazione è efficiente per molte aziende di grandi dimensioni. L'archiviazione delle cifre del terminale presenta quattro vantaggi principali che la distinguono dagli altri sistemi di archiviazione.
Gestione semplice
Uno dei maggiori vantaggi dell'archiviazione delle cifre terminali è che è relativamente semplice da gestire. Poiché i file sono separati numericamente, è facile per il personale rintracciare un file in un breve periodo di tempo. Tutto ciò che un individuo deve fare è tenere traccia dei numeri in ordine inverso finché non viene trovato il file.
Aziende di grandi dimensioni
Se una società ha bisogno di memorizzare oltre 10.000 file, l'utilizzo di un sistema di archiviazione di cifre terminali è l'ideale. Il design di questo sistema di archiviazione è perfetto per gestire migliaia di file e mantenere l'organizzazione. Mentre altri sistemi, come l'archiviazione alfabetica o con codice colore, possono gestire solo un numero limitato di file, l'archiviazione delle cifre del terminale può gestire molto di più. Di conseguenza, questa forma di archiviazione è spesso la scelta di grandi ospedali.
Impedisce l'affollamento
Un ulteriore vantaggio è che impedisce anche l'affollamento attorno al sistema di archiviazione. Poiché l'archiviazione di una cifra terminale mantiene i file ampiamente distribuiti dividendoli in 100 sezioni, crea più spazio e aiuta a impedire a più persone di affollarsi intorno a un'area concentrata. A sua volta, il tempo viene risparmiato e il flusso di lavoro di un'azienda può essere eseguito in modo più fluido rispetto a un sistema di archiviazione alternativo, ad esempio di tipo alfabetico.
Numeri di previdenza sociale
Un altro vantaggio è che tenere traccia delle persone tramite i numeri di previdenza sociale è ideale per l'archiviazione delle cifre del terminale. Lavorando all'indietro dall'unità finale all'unità secondaria all'unità primaria, è facile trovare il file di un individuo. Questo rende il deposito delle cifre del terminale perfetto per le agenzie governative.
