A volte, una relazione con il cliente non funziona. Forse il cliente è troppo esigente, ha aspettative irrealistiche, paga in ritardo o semplicemente non è una buona idea per la tua azienda. Quando è chiaro che un rapporto di lavoro non è più sostenibile, è il momento di tagliare i legami in modo professionale e diretto.
Sii professionale
La tua lettera dovrebbe venire da te su carta intestata della compagnia. Tempo di consegna della lettera in modo da dare al destinatario il tempo sufficiente per trovare un sostituto per i servizi. Indirizza la persona con cui lavori, guida con una conferma della relazione, quindi vai dritto al punto. "Anche se è stato un piacere essere il tuo rappresentante per le pubbliche relazioni negli ultimi cinque anni, a partire dal 1 maggio 2015, non sarò più in grado di servire in quella veste".
Offri una spiegazione
Spiegare perché stai licenziando un cliente può essere complicato, soprattutto se la relazione era aspra, o se sei preoccupato che il cliente possa parlare male di te con gli altri. Un'opzione è di essere franchi e indicare la ragione specifica. "Purtroppo, temo di avere filosofie molto diverse riguardo alle scadenze e ai programmi di pubblicazione, e non sento più di poter essere un difensore efficace per te in questa posizione."
Se preferisci essere meno aggressivo, una scusa più generica può evitare i rancori. Ad esempio, "Temo di essermi esteso troppo e sono costretto a ridurre il numero di clienti che rappresento."
Offri un orario di completamento
A meno che un cliente non si sia comportato in modo terribilmente poco professionale che richiede l'interruzione immediata dei legami, stabilire un calendario per il completamento dei progetti in sospeso. "Come previsto, avrò consegnato i kit completi per la stampa entro la fine del mese. Aggiornerò anche gli archivi stampa sul tuo sito web e ti fornirò sia copie digitali che cartacee dei vari discorsi e presentazioni che ho scritto per te negli ultimi anni. Una fattura finale è allegata per comodità."
Fare un rinvio
Se il tuo cliente non era adatto a te, ma poteva essere un bene prezioso per un collega, offri di fare un rinvio. "Mi piacerebbe riferirti a una collega, Jane Smith, della ABC Public Relations. Ha una buona dose di esperienza nella gestione dei clienti nel vostro settore e penso che le vostre personalità e le filosofie aziendali sarebbero una buona combinazione. Se vuoi che organizzi un incontro, sarei felice di crearne uno ".
Scrivi una chiusura cordiale
Porta la tua lettera al termine cordialmente e professionalmente. Offrire di discutere ulteriormente la questione telefonicamente se il cliente preferisce. "Ancora una volta, grazie per l'opportunità di rappresentare la tua azienda. Se avete domande o volete discutere di persona, non esitate a contattarmi direttamente. Vi auguro un successo continuo in tutti i vostri sforzi professionali."
Proteggiti
Se hai qualche esitazione a licenziare un cliente da un punto di vista legale, chiedi a un avvocato di rivedere i termini del contratto prima di scrivere la lettera. Non si desidera violare un accordo scritto, mancare di adempiere ai doveri concordati o di non dare il dovuto preavviso.
