Gli addetti alla contabilità lavorano una varietà di dati ogni giorno, dai dati finanziari alle quantità di inventario fino alle ore di lavoro. Per utilizzare i dati, il personale addetto alla contabilità ha bisogno di un luogo in cui archiviare i dati. Il luogo in cui una società memorizza i suoi dati contabili è chiamato sistema di informazione contabile. La maggior parte delle aziende incorpora la tecnologia informatica per ospitare questi record e consentire agli utenti di accedere a questi record.
Dati contabili
I dati contabili comprendono dati finanziari e non finanziari. I dati finanziari forniscono i dettagli per le informazioni riportate su relazioni contabili, bilanci e richieste governative. Oltre ai rapporti, i contabili conservano la documentazione di backup che può essere utilizzata per verificare i numeri riportati. I dati non finanziari comprendono quantità di vendita, volumi di produzione, ore di lavoro e descrizioni delle risorse. I dati non finanziari supportano i numeri finanziari riportati. Le quantità di vendita forniscono dettagli per le vendite totali. Il volume di produzione fornisce dettagli per le quantità di inventario. I dati relativi all'ora lavorativa forniscono dettagli per il libro paga. Le descrizioni delle risorse forniscono dettagli sulle proprietà e le attrezzature riportate.
Sistema informativo
Un sistema informativo fornisce al magazzino la compilazione di tutti i dati necessari in un'azienda. I sistemi di informazione necessitano di una forte organizzazione per consentire agli utenti di accedere alle informazioni di cui hanno bisogno senza fornire accesso a informazioni riservate che vanno oltre le loro esigenze. Molte aziende acquistano programmi software per gestire le proprie esigenze informatiche. Altre aziende impiegano programmatori di computer per costruire un sistema informativo che soddisfi le loro esigenze specifiche.
Sistema informativo contabile
Un sistema di informazione contabile è un sistema informativo costruito per soddisfare le esigenze specifiche del reparto contabilità. Il reparto contabilità gestisce una varietà di informazioni confidenziali. Le tariffe orarie del lavoro e gli stipendi annuali, insieme alle informazioni sul personale privato, richiedono un accesso limitato all'interno del dipartimento. I prezzi di vendita dei clienti devono rimanere riservati, in particolare quando i clienti diversi pagano tariffe diverse per prodotti simili. La conoscenza dei costi di produzione deve rimanere interna affinché i concorrenti non provino a sottovalutare l'azienda. Con ciascuno di questi esempi, solo i dipendenti selezionati devono accedere alle informazioni. Un sistema di informazione contabile deve fornire il meccanismo per selezionare dipendenti per recuperare determinate informazioni con cui devono lavorare ma non informazioni al di fuori del loro ambito di responsabilità.
usi
Oltre a mantenere la riservatezza, i sistemi di informazione contabile forniscono agli utenti report creati per le loro esigenze specifiche. I sistemi informativi contabili consentono inoltre agli utenti di scaricare informazioni in fogli di calcolo. In un foglio di calcolo, l'utente può selezionare specifiche informazioni per soddisfare le proprie esigenze.
