Se c'è una cosa che i dipendenti preferiscono meno delle riunioni, è quando è cambiato il tempo di una riunione, costringendoli a modificare di conseguenza i loro programmi. Tuttavia, è molto peggio per i tuoi dipendenti essere disinformati. Mantieni i tuoi dipendenti al corrente, scrivendo un memo che li avvisa della modifica. A loro potrebbe non piacere il messaggio, ma apprezzeranno che il tuo memo - come tutte le migliori forme di comunicazione interna - sia breve e diretto.
Scrivi l'intestazione informativa del tuo memo. Lavora a sinistra e su quattro linee distinte a singola spaziatura, scrivi "La data", "A", "Da" e "Oggetto". Ognuno dovrebbe essere seguito da due punti. Dopo "Da:" scrivi il tuo nome e il tuo titolo.
Non scrivere più di tre paragrafi a spaziatura singola sulla modifica del tempo di incontro, doppia spaziatura tra i paragrafi. Nel primo paragrafo, indica la prima volta e l'ora di riprogrammazione dell'incontro. Indicare se la sede della riunione è cambiata o è rimasta la stessa.
Spiega la ragione del cambiamento del tempo in modo positivo. I dipendenti possono chiedere perché il tempo della riunione è cambiato, ma c'è il rischio di mettere a rischio le informazioni organizzative riservate. Affronta la questione in modo positivo dicendo: "Il tempo di incontro è cambiato per adattarsi meglio alle esigenze e ai programmi di tutti coloro la cui presenza è richiesta durante la riunione."
Scrivi un terzo paragrafo ottimista. Ad esempio, "Grazie in anticipo per la collaborazione nell'adattare questo cambiamento di programma. Non vedo l'ora di vedervi a (ora e luogo dell'incontro)."
Scrivi le tue iniziali dopo il tuo nome per un tocco di presenza aggiunto e credibilità. Non è necessario firmare la parte inferiore del memo perché il tuo nome è stampato nella parte superiore, nell'intestazione.
Correggi e modifica il tuo memo prima di diffonderlo. Non permettere mai a un dipendente di rilevare un errore in nessuno dei tuoi materiali di comunicazione.
Disseminare il memo correttamente e per la migliore esposizione. Ricorda che non vuoi che i dipendenti assenti tornino sulla leggendaria linea dell'ufficio, "Immagino di non aver ricevuto il promemoria". I memo a livello aziendale sono spesso pubblicati nelle sale mensa e nelle stanze per le pause. Per aggiungere "assicurazione", fai una copia del promemoria per ciascun dipendente e inseriscilo nella sua casella di posta o sulla sua scrivania.
