Se la tua organizzazione ha più di un dipendente e questi dipendenti viaggiano o effettuano acquisti per la società sulle loro carte di credito personali, è necessaria una politica di rimborso della carta di credito.Le politiche di rimborso delle carte di credito consentono di determinare quali spese saranno rimborsate, fissare un limite alle spese e informare i dipendenti su come funziona il processo di rimborso.
Determinare se è necessaria la pre-approvazione
Rimborso delle spese per le carte di credito dei dipendenti può essere un incubo economico se le risorse umane e la contabilità non hanno idea del tipo di accuse da aspettarsi. La richiesta di pre-approvazione per alcune o tutte le spese della carta di credito può eliminare lo shock adesivo durante la riconciliazione delle spese di rimborso della carta di credito. I moduli di autorizzazione di viaggio o di spesa e gli ordini di acquisto possono aiutare i gestori a interrompere le spese non autorizzate, mentre aiutano le risorse umane e la contabilità a farsi un'idea dei costi che verranno rimborsati.
Imposta i limiti di spesa
Limitare i rimborsi della carta di credito fissando i limiti per le spese è un altro modo in cui le politiche di rimborso delle carte di credito possono aiutare a prevenire i problemi di budget. L'impostazione dei limiti di spesa per i pasti, gli hotel e l'intrattenimento manterrà sotto controllo i rimborsi di viaggio, mentre i rimborsi per servizi o materiali dovrebbero essere controllati tramite ordini di acquisto o pre-autorizzazione. Le indennità standard per i pasti, ad esempio, possono eliminare la necessità per i dipendenti di consegnare le ricevute e sono utili per le organizzazioni che elaborano una grande quantità di rimborsi.
Definire quali spese saranno rimborsate
Qualsiasi politica di rimborso della carta di credito dovrebbe definire chiaramente quali spese saranno rimborsate. Mentre i costi di cibo, viaggio e alloggio sono costi standard per il rimborso, la cultura aziendale può dettare altri costi soggetti a rimborso, come i costi per intrattenere i clienti, comprese o escludere bevande alcoliche e servizio di lavanderia per lunghi viaggi di lavoro. La tua politica dovrebbe definire quali costi possono essere rimborsati e quando, per evitare l'abuso da parte dei dipendenti dei conti spese.
Determinare ciò che è necessario per sostanziare il rimborso
Il rimborso dei costi delle carte di credito dei dipendenti può rapidamente diventare problematico per la contabilità e le risorse umane se la politica di rimborso non determina quale documentazione è richiesta. Mentre alcune aziende fanno affidamento su ricevute individuali, altre utilizzano ricevute via posta elettronica o copie annotate di estratti conto di carte di credito, o fissano quote standard per la maggior parte delle spese rimborsabili al fine di evitare del tutto le pratiche burocratiche. Il volume dei rimborsi gestiti dalla tua organizzazione dovrebbe dettare la tua politica.
