I notai verificano l'accuratezza delle firme su documenti importanti come testamenti, trust e pagherò. Il notaio certifica che le parti firmatarie del documento hanno dimostrato la propria identità, compreso il documento e non sono state costrette a firmare. Una volta soddisfatti questi requisiti, il notaio timbra un documento ufficiale sul documento.
Conservazione della documentazione
Un notaio deve tenere un diario di bordo ufficiale con le registrazioni di ogni firma autenticata. Ogni record deve elencare i nomi delle parti che firmano il documento notarile e la data e l'ora della firma. Una volta che il notaio ha completato la registrazione, tutte le parti che firmano il documento devono anche firmare il registro. Le parti che firmano il documento devono presentare una patente di guida o passaporto in corso di validità prima dell'identificazione delle firme.
Qualificazione
Un potenziale notaio deve avere almeno 18 anni e superare un esame a scelta multipla del 70% o superiore per diventare idoneo per una licenza. Se aspetta più di due anni dopo aver superato il test per richiedere una licenza notarile, deve riprendere e superare l'esame. I richiedenti non devono avere precedenti condanne penali o azioni disciplinari fraudolente da un precedente mandato come notaio.
considerazioni
Un notaio non può notarizzare alcun documento che implichi il proprio interesse finanziario o personale. Ai notai è vietato fornire consulenza legale o preparare documenti legali a meno che non dispongano anche di una licenza valida per esercitare la professione legale dall'associazione di categoria applicabile nella loro area.
Obbligazioni di indennità
Ogni notaio deve avere un vincolo di indennizzo per proteggere i suoi clienti da danni finanziari causati da una firma impropriamente testimoniata. I requisiti esatti possono variare per ogni stato, ma $ 10.000 è generalmente l'importo minimo accettabile.
Lasso di tempo
Ogni nomina notarile è valida per quattro anni. Alla scadenza di un appuntamento, il notaio può richiedere il rinnovo. I rinnovi vengono solitamente concessi a meno che il notaio non sia stato negligente o abbia commesso una frode durante l'esecuzione delle sue funzioni.
Sigilli notarili
Un notaio deve tenere il suo sigillo in un posto dove solo lui può accedervi. Il sigillo non può essere controllato da un datore di lavoro o un cliente. Se il sigillo viene perso, il notaio deve notificare l'autorità notarile applicabile del suo stato. Quando viene acquistato un nuovo sigillo a causa di un rinnovo della commissione del notaio o di un cambio di nome, il vecchio sigillo deve essere distrutto o reso inutilizzabile. Le specifiche per i sigilli notarili variano a seconda dello stato, con la maggior parte degli stati che richiedono il nome del notaio e la commissione da elencare.
