La contabilità senza scopo di lucro condivide somiglianze con la contabilità for profit. Sebbene l'obiettivo principale di un'organizzazione senza scopo di lucro non sia la realizzazione di un profitto, deve comunque generare entrate sufficienti per gestire e gestire le spese. Queste transazioni devono essere attentamente monitorate per fini di deposito fiscale, gestione dei flussi di cassa, audit di terze parti e per garantire la stabilità finanziaria.
Articoli di cui avrai bisogno
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Software di contabilità, come QuickBooks o Peachtree
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Estratti conto bancari e carte di credito
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Informazioni sul cliente, come indirizzi e numeri di telefono
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Assegno in bianco
Crea la struttura contabile
Crea un piano di conti che inizi con i conti bancari e delle carte di credito. Assicurati di inserire i saldi di apertura a partire dalla data in cui inizi il tuo anno contabile. Anche in una piccola organizzazione no-profit è estremamente importante mantenere il proprio conto in banca.
Crea i tuoi account di responsabilità. Le passività sono tutto ciò che la tua organizzazione non profit deve o dovrà. Le imposte sui salari sono una responsabilità molto comune.
Imposta eventuali beni fissi. Questi saranno oggetti di proprietà del non profit e non verranno consumati o consumati entro un anno. Spetta a te o al tuo CPA decidere la soglia di importo in dollari per determinare quali acquisti saranno beni fissi e quale sarà una spesa. Una soglia comune per una piccola organizzazione è di circa $ 500.
Le immobilizzazioni sono ammortizzate ogni anno in base al piano di ammortamento dell'IRS.
Creare conti spese. La maggior parte dei programmi di contabilità istituirà un piano di conti di base che includerà le spese relative al vostro settore. È consigliabile separare le spese operative dal programma e le spese di raccolta fondi. Alcune sovvenzioni governative richiedono che le spese per la raccolta di fondi da parte di un'organizzazione senza scopo di lucro non superino una certa percentuale delle spese totali.
Impostare i clienti. Questi saranno spesso i tuoi donatori. È particolarmente importante monitorare le donazioni, perché i donatori che donano oltre un certo importo ogni anno sono segnalati sulla dichiarazione dei redditi. Inoltre, se la tua organizzazione è riconosciuta dall'IRS come 501 (c) (3), le donazioni sono deducibili dalle tasse e i tuoi donatori vorranno una ricevuta.
Impostare tutti i fornitori e monitorare attentamente. Se la tua organizzazione riceve finanziamenti di incentivi federali, ti verrà richiesto di fornire rapporti su quanto hai pagato ciascuno dei tuoi fornitori.
Creare una procedura
Essere pronto per l'audit Se la tua organizzazione riceve sovvenzioni o piani governativi per richiedere qualsiasi tipo di prestito o obbligazione, molto probabilmente sarai soggetto a una verifica annuale da parte di terzi. I revisori esamineranno da vicino il processo di contabilità.
Conserva copie di tutti i documenti. Nel mondo non profit, è essenziale duplicare e conservare registrazioni accurate. I revisori chiedono spesso copie degli assegni scritti o persino assegni ricevuti. Copia tutti gli assegni e depositi scritti e archivia in un raccoglitore. Riconcilia i tuoi conti bancari e di credito ogni mese e conserva copie dei rapporti di riconciliazione allegati ai tuoi estratti conto bancari.
Ottenere l'approvazione scritta per tutte le spese, comprese le fatture regolarmente pagate. Questo è particolarmente vero per le organizzazioni non profit con un consiglio di amministrazione.
Suggerimenti
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Crea una serie di rapporti ogni mese. Si raccomandano report profitti e perdite e bilanci. Imposta i file per tutti i fornitori Crea raccoglitori o file per tutti i principali eventi di raccolta fondi. Includere tutta la documentazione di supporto per le entrate e le spese. La maggior parte dei programmi di contabilità offre un piano di conti suggerito. In alternativa, puoi modificare o creare un piano dei conti da zero. È importante mantenerlo il più semplice possibile astenendosi dal creare account per gli elementi che utilizzi solo una o due volte.
