Una procedura operativa standard è un documento scritto che specifica le azioni specifiche da intraprendere per completare un'attività o un processo ripetitivo. Le SOP non seguono alcun schema o modello, poiché variano a seconda dell'organizzazione e dell'utilizzo. Ad esempio, un SOP per le operazioni di produzione in un impianto di produzione varia notevolmente da quello stabilito per la formazione del personale di vendita in un ambiente di vendita al dettaglio.
obiettivi
Le aziende possono eseguire SOP per ridurre gli sprechi e aumentare i profitti. Una non profit può utilizzare un SOP per servire meglio la comunità. Alcune aziende utilizzano le SOP per garantire l'aderenza alle normative governative o per migliorare la sicurezza sul posto di lavoro. Sebbene le ragioni per cercare miglioramenti possano variare leggermente, indipendentemente dall'ambiente in cui viene utilizzato un SOP, lo scopo principale è migliorare l'efficienza in alcune capacità.
David Grusenmeyer, senior extension associate alla Cornell University, definisce le varianti in un sistema operativo il "nemico" della qualità e dell'efficienza. Pertanto, è possibile utilizzare una procedura operativa standard per semplificare le operazioni impostando una serie di passaggi invariabili per raggiungere un obiettivo specifico.
Perché utilizzare SOP?
Le organizzazioni dai militari degli Stati Uniti alle organizzazioni non profit alle grandi società utilizzano le SOP per:
- Migliorare l'efficienza
- Aumentare la qualità
- Garantire la sicurezza.
SOP specifici possono essere scritti per le linee di produzione, la pulizia del posto di lavoro, la formazione dei dipendenti, il processo di gestione stipendi e le revisioni delle prestazioni dei dipendenti, tra le altre attività.
Lavoro preparatorio per la creazione di SOP
Per creare un SOP personalizzato, Grusenmeyer suggerisce diversi passaggi:
- Cerca le aree della tua azienda in cui le procedure operative standard sarebbero vantaggiose.
- Dalle tue scoperte, individua una o due aree in cui il successo è più probabile e i profitti saranno più colpiti.
- Per le aree di messa a fuoco, andare oltre i passaggi necessari per compiere ogni operazione e classificarli per importanza.
- Infine, riunisci un team di manager e dipendenti con la maggior conoscenza del processo e coordinati con il gruppo per creare le SOP.
Scrivere il SOP
Denominare il SOP e descrivere quali attività sono incluse. Nella descrizione, fornire dettagli su:
- Chi farà il lavoro.
- Quali materiali e attrezzature sono richiesti.
- Quale dovrebbe essere il risultato finale.
Fornire dettagli dettagliati passo-passo su come eseguire l'attività, al punto in cui un dipendente non supervisionato può svolgere adeguatamente l'attività seguendo la guida. Educare tutti i dipendenti che lavoreranno in una certa misura sull'attività relativa ai dettagli del SOP e monitorare e valutare il SOP in modo coerente.
Suggerimenti
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Se la vostra organizzazione o azienda dovesse condurre un'operazione o una procedura una volta, ad esempio per un progetto speciale, un SOP sarebbe irrilevante. Tuttavia, quando le procedure ripetitive fanno parte del business, la creazione di un SOP è una solida gestione aziendale.
