Scrivere una lettera formale è intimidatorio. Scrivere una lettera formale al tuo capo può sembrare spaventoso fuori dal mondo. Che si tratti di richiedere un periodo di ferie o di offrire le proprie dimissioni, è una buona abilità imparare mentre si entra nel mondo del lavoro. Tenere a mente un modello ti aiuterà molto lungo la strada.
Pensa al tuo intento
Qual è il tuo focus qui? Cosa vuoi che sia il tuo risultato finale? Essere chiari con te stesso non solo quello che vuoi dire, ma perché devi dire che aiuta quando scrivi al tuo capo. È importante essere onesti su ciò che vuoi trasmettere.
le sue informazioni di contatto
Nell'angolo in alto a destra, dovresti inserire tutte le tue informazioni di contatto. Dovrebbe apparire come il seguente:
- Nome
- Indirizzo aziendale.
- La tua linea telefonica aziendale diretta.
- Indirizzo email.
Questo rende molto chiaro chi sei e chi è il tuo supervisore diretto o il tuo team.
Informazioni di contatto del tuo capo
Direttamente di fronte alle tue informazioni di contatto, inserisci le informazioni di contatto del tuo capo nello stesso formato di cui sopra, come segue:
- Nome
- Indirizzo aziendale.
- La sua linea telefonica aziendale diretta.
- Indirizzo email.
Data la lettera
Una riga sotto le informazioni di contatto, data la lettera. Dovrebbe essere datato il giorno in cui desideri lasciarlo per il tuo capo, non il giorno in cui hai iniziato a scrivere la tua lettera. Ciò consente anche un intervallo di tempo per una risposta.
Apri con un saluto
Direttamente sotto la data, posiziona il messaggio di saluto "Gentile Sig./Dr. nome del boss con una virgola che segue direttamente. Scrivi esattamente come il tuo capo preferisce essere indirizzato.
Primo paragrafo
Inizia riassumendo chi sei. Se la tua azienda è grande o piccola, identificarti è il modo giusto per farlo. Il tuo titolo di lavoro, il tuo dipartimento esatto e da quanto tempo sei stato con la compagnia. Questo è anche il punto in cui si desidera indicare chiaramente lo scopo di scrivere questa lettera al proprio capo, ad esempio, "Sto scrivendo questa lettera per richiedere un congedo medico che inizia tra sei settimane, dal 15 maggio al 5 giugno".
Secondo paragrafo
Qui è dove si concretizza la dichiarazione che hai fatto nel paragrafo precedente. Continuando con l'esempio di aver bisogno di un congedo medico, potresti scrivere qualcosa del tipo: "La mia ragione per il congedo medico è di avere un intervento chirurgico prescritto dal medico. Ho cinque settimane di ferie retribuite disponibili. Posso prendere il mio congedo retribuito per intero e un'altra settimana di non retribuzione? "È fondamentale usare il tono corretto nella tua lettera. Non si vuole mai incontrare come impegnativo, ma interrogativo e informativo. In definitiva, vuoi che il tuo capo senta che stai rispettando la loro posizione e autorità per decidere cosa è permesso. È anche importante aggiungere che sei aperto a parlare della questione di persona, o in qualsiasi modo è più facile per loro contattarti.
Terzo paragrafo
In breve, ringrazia il tuo capo per il tempo dedicato alla lettura della tua lettera.
Chiudi con la tua firma
Firma con una chiusura cortese e professionale. "Cordiali saluti" e "Cordiali saluti" seguiti da una virgola sono entrambi buoni, scelte standard. Lascia uno spazio ampio e digita il tuo nome così, quando viene stampato, puoi firmare la lettera in quello spazio.
Qualunque sia l'intento della tua lettera formale al tuo capo, assicurati di scriverlo con largo anticipo se è sensibile al fattore tempo. Se lasciare la tua azienda temporaneamente o dare le dimissioni, essere pronto ed educato è fondamentale.
