Le SOP, più formalmente conosciute come procedure operative standard, sono pratiche documentate progettate per garantire la coerenza nelle pratiche e nelle operazioni aziendali. Molte persone pensano che le SOP siano applicabili solo in laboratori e contesti di produzione. Secondo l'Environmental Protection Agency, uno degli obiettivi principali delle SOP è l'obbligo di mantenere, regolare e utilizzare l'attrezzatura. Tuttavia, le SOP possono riguardare anche processi più analitici, il che significa che possono essere applicati in una varietà di contesti aziendali.
Salute e sicurezza
Le procedure operative standard mantengono la salute e la sicurezza di tutti i lavoratori. Soprattutto in ambienti produttivi in cui sono coinvolte attrezzature pesanti, le SOP possono contribuire a garantire che i dipendenti utilizzino attrezzature per prevenire lesioni. Le POS possono richiedere regolari programmi di pulizia e manutenzione. Queste attività sono importanti per il funzionamento sicuro delle macchine, ma sono facilmente dimenticate quando i dipendenti cambiano turni e non esistono documenti scritti. Le SOP mostrano anche come far funzionare l'attrezzatura in sicurezza durante l'uso regolare. Un documento della Iowa State University suggerisce di utilizzare diagrammi e parole per rendere le istruzioni chiare.
Coerenza dei risultati
In ambienti di laboratorio, l'Environmental Protection Agency suggerisce che le seguenti regole stabilite dagli organismi di regolamentazione non sono sempre sufficienti. I lavoratori a volte apportano lievi modifiche alla procedura standard in base ai requisiti più specifici di un particolare esperimento. Quando questi cambiamenti non sono documentati, i risultati sperimentali possono differire tra i gruppi di tecnici che usano metodi leggermente diversi. La scrittura di procedure operative standard specifiche per la propria azienda assicura che tutti lavorino allo stesso modo, limitando il costo di ulteriori prove per spiegare risultati inconsistenti.
Conformità normativa e legale
La scrittura di una procedura operativa standard in base alle esigenze di un ente normativo garantisce che le pratiche della propria organizzazione corrispondano alle aspettative del settore. Le procedure documentate aiutano a snellire anche gli audit interni ed esterni. Ad esempio, se la tua azienda mantiene la certificazione ISO, puoi assistere i revisori esterni fornendo copie scritte delle tue procedure conformi ISO. Possono quindi consigliarti dove esattamente nel processo gli addetti sono in ritardo. Le SOP ti proteggono anche dalle cause legali, ad esempio se un dipendente è ferito al lavoro dopo aver mancato di seguire le migliori pratiche documentate. SOP nelle impostazioni dell'ufficio possono anche garantire la conformità legale. Ad esempio, un SOP per negoziare affari all'estero può impedire ai dirigenti di entrare nel territorio illegale di corruzione.
Aumento dell'efficienza e della produttività
Le persone hanno bisogno di coerenza per essere più produttive. Quando non ci sono dubbi su quale formato debba essere preso da un documento, se l'attrezzatura debba essere pulita e dove devono essere conservati i materiali di consumo, le persone possono semplicemente fare il loro lavoro senza fermarsi a fare domande. Standardizzare tutto è impossibile e controproducente, in quanto i dipendenti hanno bisogno di una certa flessibilità per risolvere i problemi. Tuttavia, la scrittura di SOP per procedure regolari e automatiche può aumentare l'efficienza sul lavoro. Ad esempio, un SOP per la denominazione dei file può ridurre il tempo necessario per trovare i documenti e promuovere il lavoro di squadra tra i vari reparti.
