La tua azienda deve compilare un modulo W2 ogni anno per ogni dipendente. Queste forme presentano informazioni che influiscono sui calcoli delle imposte, inclusi salari, imposte statali e federali sul reddito e contributi pensionistici. Il dipendente è responsabile dell'invio di una copia del modulo insieme alla dichiarazione dei redditi annuale all'Internal Revenue Service. Compilare un W2 è relativamente semplice se hai un software di contabilità fiscale per tenere traccia dei numeri.
Formato secondo le regole
Il tuo software di contabilità può popolare automaticamente le singole caselle sul modulo da cifre e calcoli memorizzati. L'IRS richiede un font Courier nero a 12 punti standard, tipizzato o stampato, senza correzioni e tutte le voci che si adattano interamente all'interno delle caselle. Il modulo è letto da una macchina e, se viene eseguito il kickout per una formattazione errata o per essere scritto a mano o nel colore sbagliato, dovrai inviarlo di nuovo.
Descrizioni più dettagliate
Mostra salari totali, trattenute e tutte le altre informazioni appropriate nelle caselle corrette. L'IRS fornisce il manuale "Informazioni per il modulo W2", disponibile in formato cartaceo o online, con una ripartizione delle informazioni richieste. Alcune scatole sono puramente informative ma sono comunque obbligatorie. Mostrando il codice DD nella casella 12, ad esempio, comunica all'IRS che il datore di lavoro riferisce il suo contributo a un piano sanitario qualificato, che è escluso dal reddito imponibile del dipendente. Le funzioni della scatola sono soggette a modifiche in quanto la legge fiscale crea nuovi requisiti di segnalazione.
Distribuire il documento
Copia del file A del modulo W2 con l'amministrazione della sicurezza sociale, che richiede le informazioni per il registro degli stipendi e dei contributi del dipendente SSA. Invia la Copia 1 allo stato o alla divisione fiscale locale, se richiesto dalla legge. Copia B, Copia C e Copia 2 vanno al dipendente, e Copia D è per i registri del datore di lavoro. La scadenza per distribuire il modulo e il file varia ogni anno. Il termine ultimo per presentare la domanda per il 2014, ad esempio, è il 2 marzo 2015, mentre la scadenza per la distribuzione ai dipendenti è il 2 febbraio 2015. È possibile richiedere un'estensione del tempo per archiviare con il modulo IRS 8809. Dovrebbe esserci una copia permanente del W2 nel tuo sistema contabile. L'IRS richiede di conservare il modulo, anche se non consegnabile al dipendente, per quattro anni.
Risparmia tempo con BSO
Puoi utilizzare i servizi aziendali di Social Security online per creare e / o caricare una versione elettronica dei tuoi W2, che può anche essere stampata per i dipendenti. Se gestisci una piccola azienda, questa rappresenta un'alternativa al fatto di riunire i W2 tramite il tuo sistema di contabilità o eseguirli manualmente. Il sito SSA richiede la registrazione. È necessario disporre di un browser abilitato per il Web con crittografia a 128 bit e cookie abilitati e Adobe Acrobat Reader per creare i documenti online.
