Un fondamento di qualsiasi attività commerciale, il reparto acquisti è responsabile di tutto ciò che riguarda i materiali di ordinazione e la gestione dei fornitori. Un buon reparto acquisti ridurrà al minimo i costi dei prodotti acquistati, venderà i fornitori per qualità e traccerà gli ordini dall'iniziazione alla ricezione. La qualità del reparto acquisti può avere un impatto significativo sui margini di profitto di un'azienda.
Prevenire le carenze
Il reparto acquisti è responsabile dell'acquisizione dei materiali necessari per la produzione e la gestione della tua attività. Per garantire che le carenze di materiale non influiscano sulla produttività, i reparti acquisti utilizzano tecniche come il sourcing multiplo. Approvvigionamento multiplo significa che diversi fornitori sono utilizzati per fornire gli stessi beni. In questo modo, se c'è un problema con un fornitore, è possibile aumentare gli ordini a un altro per compensare.
Riduci al minimo le spese
Il reparto acquisti svolge un ruolo importante nel massimizzare i profitti della tua azienda. Confronta i prezzi e negozia con i fornitori per garantire alla tua attività il miglior prezzo possibile sui beni necessari.
Pre-approvare i venditori
I fornitori di pre-approvazione possono accelerare il processo di acquisizione per le attività di cui la tua azienda ha spesso bisogno. Il reparto acquisti valuta i fornitori in termini di prezzo, qualità, recensioni dei clienti e tempo per riempire gli ordini e produce un elenco di fornitori approvati.
Traccia gli ordini
Gli ordini sono documentati attraverso i moduli di ordine di acquisto, che specificano importanti informazioni identificative sui materiali ordinati e sulla quantità ordinata. Questi moduli vengono utilizzati per garantire che la merce ordinata sia ricevuta e per tracciare il tempo impiegato per il completamento degli ordini.
Controlla fatture
Il reparto acquisti controlla le fatture quando arrivano per la precisione, prima di passarle alla contabilità. Confronta la fattura con il modulo d'ordine e le merci effettivamente ricevute. Inoltre, vengono esaminati eventuali costi aggiuntivi. Ciò garantisce che l'azienda paghi solo i beni effettivamente ricevuti.
