Una sala conferenze è utilizzata dai dirigenti aziendali per tenere riunioni e ospitare eventi per colleghi o ospiti in visita. L'installazione di una sala conferenze può influire notevolmente sul modo in cui le persone vivono una riunione, in quanto coloro che sono seduti nella parte posteriore potrebbero non essere in grado di ascoltare o vedere tutto ciò che sta accadendo nella parte anteriore della stanza. Prima di iniziare a configurare una sala riunioni, analizza lo spazio per determinare quale configurazione funziona meglio per lo spazio specificato. In questo modo tutte le persone coinvolte avranno la stessa esperienza durante le presentazioni o gli eventi.
Cammina intorno alla sala conferenze prima di iniziare a progettare lo spazio. Individuare tutte le prese elettriche nello spazio, poiché la parte anteriore della stanza potrebbe richiedere prese elettriche. I proiettori e gli schermi possono richiedere il funzionamento dell'elettricità, quindi impostare la parte anteriore della stanza in cui sono disponibili punti vendita. Questo è fatto per minimizzare i cavi sul pavimento, in quanto le persone potrebbero inciampare su di loro mentre girano nella sala conferenze.
Analizza le dimensioni dello spazio e confronta le dimensioni con le esigenze dell'azienda. Se l'azienda è alla ricerca di uno spazio per organizzare riunioni con 20 persone o meno in una sola volta, la configurazione di tavoli e sedie è diversa da uno spazio che deve contenere centinaia di persone in un dato momento. L'utilizzo di una configurazione in stile teatro con righe in rilievo può essere più efficiente per centinaia di persone rispetto a un'impostazione a forma di U, poiché una configurazione a forma di U è più adatta per 20 persone o meno. Un tavolo da conferenza singolo dovrebbe essere utilizzato solo se l'azienda ha in programma di ospitare meno di 15 persone contemporaneamente, poiché i dipendenti che si trovano a un'estremità del tavolo devono essere in grado di ascoltare le persone sedute all'estremità opposta.
Aggiungi uno schermo di presentazione o un proiettore in primo piano prima di aggiungere tavoli e sedie allo spazio. Collegare tutti i dispositivi elettrici e nascondere i fili lungo le pareti o sotto i tappeti.
Posiziona i tavoli nella configurazione desiderata che hai scelto per la sala conferenze. Le tabelle devono essere posizionate vicine tra loro, se si utilizza il metodo a forma di U. L'installazione del teatro richiede che le tabelle vengano posizionate su scatole o piattaforme sollevate. Posizionare la piattaforma nello spazio desiderato prima di iniziare ad aggiungere le tabelle.
Cammina intorno allo spazio e mettiti dietro il tavolo per verificare se ogni posto è accettabile in termini di vedere la parte anteriore della stanza senza ostacoli. Non mettere qualcuno in un posto dove non può vedere la parte anteriore. Fatelo prima che le sedie vengano aggiunte alla stanza, poiché potrebbe essere più difficile cambiare l'impostazione con sedie e tavoli nella stanza.
Aggiungi tutte le sedie alla sala conferenze e rimbocca le sedie sotto i tavoli per risparmiare spazio. Ciò renderà la sala riunioni più grande e più organizzata.
Aggiungi bottiglie di acqua, penne, fogli di carta e possibilmente di frutta ai tavoli delle conferenze prima di un evento.
