Tutte le aziende hanno processi, che si tratti di assemblare un prodotto, elaborare un pagamento con carta di credito, a bordo di un dipendente o verificare l'assicurazione della qualità. A volte questi processi funzionano senza problemi e altre volte no. La gestione dei processi aziendali è un sistema che si impadronisce dei tuoi processi e li trasforma in una forma da nuotatore olimpico. Una buona implementazione BPM migliorerà la visibilità dei vostri processi, rendendo più facile rimuovere i colli di bottiglia e impedire la duplicazione del lavoro.
Suggerimenti
-
La gestione dei processi aziendali è una metodologia per semplificare il modo in cui un'azienda fa le cose, al fine di migliorare le prestazioni.
Qual è un esempio di un processo aziendale?
Un processo aziendale è una serie di passaggi che le persone della tua organizzazione eseguono per raggiungere un obiettivo specifico. Questi passaggi vengono ripetuti molte volte, spesso da molte persone e in genere in modo standardizzato. Praticamente qualsiasi cosa - dall'autorizzazione di una richiesta di vacanza alla valutazione del triage che il personale medico esegue nel pronto soccorso - si qualificherà come un processo aziendale.
Prendiamo, ad esempio, l'esempio di una richiesta di prestito a una banca. Per avviare questo processo, il cliente compila un modulo di domanda elettronico sul sito web della banca. Ora, le ruote della banca iniziano a girare. Innanzitutto, la banca verificherà che il cliente abbia compilato correttamente il modulo. Quindi, l'applicazione passerà attraverso un controllo del credito. Qualcun altro può eseguire una verifica del reddito, un'altra squadra potrebbe richiedere documentazione aggiuntiva e potrebbero esserci altre attività per consentire alla banca di decidere se approvare il prestito.
La chiave è che il processo è sfaccettato. Come la maggior parte dei processi aziendali, coinvolge più passaggi e più persone, e queste persone usano vari strumenti e sistemi per fare le cose. Nel complesso, l'intero sistema è progettato per convertire una serie di input (l'applicazione di prestito e i documenti giustificativi) in un output desiderato (una decisione di approvazione che viene comunicata al cliente).
Cos'è la gestione dei processi aziendali?
Quando la tua azienda è molto piccola, i processi aziendali sono relativamente facili da gestire. Ci può essere solo una manciata di persone in ufficio che svolgono compiti quotidiani, e ognuno ha una solida visione d'insieme del quadro generale. Questa situazione cambia man mano che cresci. I compiti che una volta venivano gestiti da una persona vengono improvvisamente trasferiti tra più reparti. Le persone si duplicano a vicenda, i compiti cadono attraverso le fessure e c'è un maggior potenziale per le persone di commettere errori.
Lo scopo principale della gestione dei processi aziendali è di mettere questi processi caotici sotto il microscopio e capire come migliorarli. Il modo più semplice per capire questo è visualizzare tutte le attività nel tuo processo come un diagramma di flusso dei passaggi. BPM è la disciplina per formalizzare questi passaggi in un flusso di lavoro più logico e coerente.
Quali sono i vantaggi della gestione dei processi aziendali?
L'obiettivo principale di BPM è quello di risparmiare tempo e denaro tagliando il grasso nei processi, come la rimozione dei colli di bottiglia, l'eliminazione delle ridondanze e l'interruzione della duplicazione non necessaria del lavoro. Il BPM non si limita a incrementare la linea di fondo, tuttavia, e ci sono altri risultati positivi da cui le aziende possono trarre vantaggio:
-
Sia i dipendenti che i manager traggono vantaggio da una definizione più chiara dei loro ruoli e responsabilità, poiché tutti seguono una pipeline sistematica per fare le cose.
-
Le squadre si riuniscono e comunicano meglio quando tutti sono sulla stessa pagina per quanto riguarda le uscite e le scadenze.
- C'è meno stress perché i dipendenti stressati dal lavoro non devono più partecipare alle riunioni di follow-up o destreggiarsi tra più attività concorrenti contemporaneamente.
- BPM allinea i tuoi processi con le priorità organizzative in modo da non perdere tempo nei processi che aggiungono il minimo valore all'azienda.
- I manager ottengono una migliore visibilità del flusso di lavoro, che fornisce una scia utile per il controllo e la conformità alle normative.
- I clienti beneficiano di migliori tempi di consegna, con conseguente maggiore soddisfazione del cliente.
Come funziona un BPM?
BPM è, prima di tutto, una metodologia. Consiste in una chiara serie di passaggi e tecniche che aiutano a formalizzare il processo BPM in modo che i rifiuti e altre inefficienze possano essere identificati e migliorati. Tra le molte metodologie BPM consolidate, alcune, come Lean o Six Sigma, sono entrate nel popolare vocabolario. Le metodologie generiche seguono molti degli stessi principi. Qualunque sia la metodologia scelta, puoi aspettarti che si concentri sui tre pilastri di BPM: processo, persone e tecnologia.
Processi
L'obiettivo principale di BPM è ottimizzare i processi aziendali in modo che siano adatti allo scopo e ottenere i risultati corretti al momento giusto.
Persone
Fare in modo che le persone facciano le cose giuste nel modo giusto è la chiave per un processo di successo. BPM esamina le attività che le persone stanno facendo e pone domande come: Di chi è il lavoro per eseguire l'attività A e in quale arco di tempo? Cosa succede se la persona interessata ignora il problema? Chi viene avvisato quando il processo è bloccato? Questo livello di visibilità è essenziale se si intende aumentare l'efficienza del sistema.
Tecnologia
Affinché i tuoi processi funzionino senza intoppi, la transizione delle attività deve essere sempre continua. Il software di gestione dei processi aziendali è lo strumento che aiuta a rafforzare il processo. Quindi, se esegui un esercizio BPM e definisci un processo migliore, la tecnologia può aiutarti a garantire che il processo funzioni esattamente nel modo in cui lo hai definito. Una caratteristica principale della tecnologia è quella di raccogliere dati sulle prestazioni in modo da poter tracciare le metriche che sono essenziali per il successo del processo.
Come progettate una metodologia BPM?
BPM funziona in modo diverso a seconda del tipo di attività che hai. Quindi, prima ancora di iniziare a progettare una metodologia BPM, è necessario valutare ciò che si desidera migliorare implementandolo. Ad esempio, se si è un'organizzazione di servizi, è possibile che BPM migliori il tempo di risposta ai client. Le aziende che fabbricano o costruiscono prodotti, d'altro canto, possono cercare efficienza e prestazioni migliori sulla linea di assemblaggio o sincronizzazione con altri sistemi e processi.
Usando questi driver commerciali come guida, ogni metodologia BPM seguirà quindi un ciclo di fasi di vita, ognuna con il proprio insieme di compiti che devono essere implementati. La metodologia BPM più comune, DMEMO, segue cinque fasi: progettazione, modello, esecuzione, monitoraggio e ottimizzazione.
Fase uno: design
La fase di progettazione utilizza la tecnologia BPM per mappare il processo come lo è ora, prima di ridisegnare il flusso di lavoro in modo che il processo funzioni in modo molto più efficiente. Quello che ottieni sullo schermo è una rappresentazione visiva del flusso di lavoro in modo da poter vedere a colpo d'occhio dove si possono trovare i colli di bottiglia e la duplicazione. L'idea è di creare il flusso di lavoro più semplice e diretto possibile in modo che il processo possa essere completato nel minor tempo possibile mentre si fanno i meno errori.
Fase due: modellazione
Questa fase consiste nel testare il tuo processo per vedere come funziona in condizioni diverse. Pensa a un esercizio "what if". E se assegnassimo due persone a questo compito? Cosa succede se questo dipendente è in ritardo nel consegnare la sua uscita? Cosa succede se questo compito è stato fatto in un modo diverso? Possiamo apportare ulteriori miglioramenti?
Terza fase: esecuzione
Dopo aver simulato il flusso di lavoro, il passaggio successivo consiste nel testare il processo migliorato a terra utilizzando il motore del flusso di lavoro del software BPM per assegnare ciascuna attività nel processo a una o più persone.
Fase quattro: monitoraggio
Il monitoraggio è il processo di raccolta dei dati per assicurarsi che il processo funzioni come previsto. Usando la tua tecnologia, puoi tenere traccia di una singola fase in un unico processo, nello stesso modo in cui monitoreresti un pacchetto FedEx, oppure puoi aggregare i dati e vedere come stai facendo il flusso di lavoro nel suo complesso. Gli strumenti implementati in questa fase comprendono il monitoraggio dell'attività aziendale, i dashboard, gli strumenti di reporting e di controllo.
Fase cinque: ottimizzazione
In questa fase, il tuo processo potrebbe essere tutt'altro che perfetto. Ora, è necessario considerare cosa si può fare per ottimizzare ulteriormente il processo. Ad esempio, è necessario aggiungere un'altra risorsa a aree specifiche in cui si verificano frequentemente colli di bottiglia? Ricorda che l'ottimizzazione non è un evento unico. Piuttosto, è necessario ascoltare il feedback di dipendenti e clienti e apportare modifiche ogni volta che si verificano problemi. Se il nuovo processo non migliora l'esperienza del servizio degli stakeholder, allora non si può dire che sia un successo.
Chi esegue la gestione dei processi aziendali?
Spesso è necessario un team di esperti con conoscenze IT e di business per implementare un progetto BPM, ma in realtà dipende dall'ambito del progetto che si intende eseguire. Se stai cercando di ottenere alcune vittorie veloci migliorando alcuni processi a basso rischio e alto rendimento nella tua piccola azienda, allora dovrebbe essere relativamente facile ottenere un progetto BPM sul campo aiutato da un piccolo team interno e alcuni software di qualità per mappare i tuoi processi.
Un buon modo per iniziare è frequentare un corso di formazione BPM. Una rapida ricerca su Google dovrebbe mostrare alcune opzioni locali o un programma online. Molte aziende scelgono di mettere i propri dipendenti attraverso un programma di certificazione della gestione dei processi aziendali che consente al personale chiave di ottenere una formazione ufficiale nelle metodologie appropriate. Il Business Process Management Institute offre attualmente 30 programmi e sette certificati nelle varie discipline e metodologie associate a BPM. Controlla il loro sito Web per i dettagli.
Cos'è uno strumento BPM?
Semplicemente, uno strumento BPM è il software che usi per automatizzare l'implementazione del BPM. Il suo compito è quello di consentire la trasformazione del tuo business in modo da poter portare i tuoi processi a nuovi livelli. Le opzioni sono tanto ampie quanto lunghe, ma in generale, si cercherà un sistema con almeno le seguenti funzionalità:
- Strumento di diagrammi di elaborazione visiva: consente di modellare i processi e creare nuovi flussi di lavoro. Alcuni strumenti richiedono abilità di codifica come modo per implementare la modellazione; altri fornitori offrono un approccio low-code che utilizza un sistema "drag and drop". Quest'ultimo potrebbe funzionare bene se non hai un programmatore hardcore nella squadra.
- Dashboard di gestione e controllo degli accessi: questo offre ai responsabili delle decisioni la visibilità per monitorare i progressi e fornisce sicurezza limitando l'accesso alle informazioni a determinate persone.
- Gestione degli errori: è utile avere un modulo di verifica che trovi e risolva errori e malfunzionamenti.
- Integrazione con software esistente: la tua soluzione BPM sarà di uso limitato se non comunica con altri sistemi ERP / CRM core.
- Report e analisi: una buona soluzione BPM eseguirà report su tali parametri chiave come gli articoli aperti, il tempo medio necessario per completare un'attività e la frequenza con cui un articolo viene reindirizzato.
In termini di strumenti specifici di gestione dei processi aziendali, è un mercato abbastanza affollato. Alcuni dei grandi giocatori includono Pegasystems, bpm'online studio, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian e Process Street. Le recensioni sono prontamente disponibili su Internet e la maggior parte degli strumenti viene fornita con una prova gratuita di 14 giorni in modo da poter esaminare le funzioni prima di effettuare un acquisto finale.
