Lo sviluppo di procedure d'ufficio avvantaggia l'ufficio o il business aiutando te e il tuo team di gestione a standardizzare operazioni specifiche. Le procedure di Office aiutano a mantenere l'eccellenza del servizio e fungono da guida che fornisce le informazioni necessarie per garantire la qualità del servizio. È possibile creare procedure chiare e accurate seguendo la semplice sequenza di pianificazione del contenuto, scrivendo le procedure, producendo un manuale o una guida e rintracciando tutte le revisioni apportate alle procedure. Le procedure d'ufficio possono essere scritte per una specifica funzione d'ufficio o per la gestione dell'intero ufficio.
Articoli di cui avrai bisogno
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Registratore di cassette (opzionale)
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Notebook e word processor
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Calendario o scheduler
Annota perché stai scrivendo le procedure e chi userà le procedure. Identificare la frequenza con cui verranno utilizzate le procedure o le sezioni delle procedure. Essere specifici ti aiuta a focalizzare e strutturare lo sforzo della documentazione.
Creare una pianificazione per la raccolta di informazioni su quali attività vengono eseguite e con quale frequenza vengono completate le attività. Intervista agli esperti che eseguono attività e registra i passaggi eseguiti per completare ciascuna attività all'interno di un'attività. Se si creano i passaggi da zero, tracciare un semplice diagramma di flusso dei passaggi che il personale segue dall'inizio alla fine per completare l'operazione.
Determina quando verrà consegnato il documento e se sarà in formato cartaceo o online. Per scopi pratici, le procedure su carta sono ideali perché servono come guida di riferimento facile e sono utili durante l'allenamento della procedura. Quando si creano le procedure, è utile disporre di una struttura file e di una semplice convenzione di denominazione dei file.
Dividere le procedure in sezioni in base alla funzione. La creazione di compiti specifici delle funzioni assegna un ruolo e una responsabilità a una persona, o reparto, che deve completare l'attività.
Scrivi i passaggi procedurali necessari per completare ciascuna attività. Utilizzando le note di intervista scritte o registrate nel passaggio 2, scrivere l'attività in sequenza in modo che chiunque sia in grado di completare correttamente l'attività e l'attività. Dopo aver documentato completamente le attività, eseguire un controllo ortografico e rivedere il contenuto completo. È ideale che uno o due esperti controllino la bozza del documento per verificarne l'accuratezza.
Apporta le correzioni necessarie e crea una seconda bozza finale. Tenendo presente la data di consegna del documento, eseguire un controllo finale del documento e quindi produrre il documento finale per la stampa o riferimento online. Conservare la copia in un raccoglitore a tre anelli per facilitare la sostituzione della pagina quando si effettuano gli aggiornamenti.
Suggerimenti
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L'utilizzo di qualsiasi diagramma di flusso di informazioni o attività esistente ridurrà il tempo necessario per completare lo sviluppo delle procedure e aiuterà a ridurre al minimo gli errori operativi.
In media, ci vogliono circa sei settimane per completare la documentazione e il processo di revisione.
