Anche in un ufficio di una sola persona, l'organizzazione delle procedure di ufficio è essenziale per il funzionamento efficiente di un'azienda. La creazione di una serie di procedure organizzate facilita la gestione di un'impresa e riduce la quantità di tempo necessaria per le attività generali quali archiviazione, acquisti e pratiche burocratiche di base.
Articoli di cui avrai bisogno
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Software di elaborazione di testi
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Stampante
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Rilegatore a tre anelli
Creare un elenco di procedure che devono essere organizzate. Assicurati di elencare tutte le procedure d'ufficio che prevedi di fare in futuro, anche se sono fatte di rado.
Determina la persona che è attualmente responsabile per ogni procedura d'ufficio. Se più di una persona è responsabile, identificare la persona che esegue la procedura nel modo più efficace o chi è il più articolato sulla descrizione della procedura.
Richiedere a ciascuna persona di scrivere una descrizione dettagliata di come eseguono ciascuna procedura d'ufficio. Assicurati che ogni persona segua un formato chiaro e dettagliato fornendo un modello o un esempio di come ogni descrizione della procedura d'ufficio dovrebbe essere scritta. Richiedere che ogni persona fornisca una copia della descrizione in un formato di documento di elaborazione testi comune.
Combina tutte le descrizioni delle procedure d'ufficio in un unico documento master, organizzato in capitoli in base alla funzione. Ad esempio, raggruppare tutte le procedure contabili in un unico capitolo, tutte le procedure di spedizione in un altro capitolo.
Stampa il documento completo e fornisci almeno un raccoglitore a tre anelli con tutte le procedure d'ufficio al tuo staff. Fornire a ciascun membro del personale un documento separato, che copra tutte le procedure d'ufficio per le quali è responsabile, e assicurarsi che tutto il personale legga i documenti relativi alle procedure d'ufficio che eseguono regolarmente.
