Dal momento che i regolamenti federali e statali sui salari non riguardano direttamente l'invio di assegni periodici sui salari, qualsiasi discussione sull'argomento deve includere i concetti di "ricevuta costruttiva" e "limitazione sostanziale" del Servizio Entrate. L'IRS usa il primo come metodo per determinare a fini fiscali quando qualcuno riceve un reddito e quest'ultimo a verificare se quella persona aveva il controllo dei fondi.
Ricevuta costruttiva
Il reddito viene ricevuto in modo costruttivo, afferma l'IRS, "quando viene accreditato sul conto dell'utente o messo a parte in qualsiasi modo che lo rende disponibile". Ciò non significa che un assegno paga postale deve essere in possesso del dipendente. Se necessario, il datore di lavoro deve essere pronto a dimostrare di aver spedito l'assegno in modo conforme alle linee guida sulla ricevuta di tipo costruttivo. Se il datore di lavoro non ha la prova che l'assegno è stato spedito dalla data di pagamento programmata, l'IRS avverte, vi è una percezione di non conformità. Questa percezione si basa sul fatto che il dipendente ha una sostanziale limitazione o restrizione sui suoi guadagni.
Limitazione sostanziale
Se una società definisce i suoi giorni di paga come il secondo e il quarto giovedì di ogni mese, allora il controllo dei fondi da parte del dipendente dovrebbe essere in vigore in quel momento. I dipendenti che sono pagati tramite deposito diretto non avranno una sostanziale limitazione ai loro guadagni se i fondi saranno disponibili il secondo e il quarto giovedì. Se i fondi sono avviati in modo tale da rendere disponibili i fondi dopo il secondo e il quarto giovedì, tuttavia, vi è una sostanziale limitazione del controllo e il dipendente non è stato pagato in modo tempestivo.
Inadempienza
Le leggi sui salari e le ore statali riguardano i tempi della retribuzione. Quando un dipendente avvia un reclamo in merito a un assegno di stipendio non consegnato, lo stato verificherà la conformità con le linee guida per la ricevuta di tipo costruttivo e le norme relative ai salari e alle ore. Come con l'esempio di deposito diretto sopra, se un assegno viene spedito dopo il giorno di paga, il dipendente ha una sostanziale limitazione sul suo controllo dei fondi. Il ritardo nell'invio del controllo innesca la non conformità.
Controlli finali
Il Dipartimento del lavoro non ha definito i requisiti di spedizione per gli assegni delle buste paga finali; tuttavia, il tuo stato potrebbe avere linee guida specifiche che dovrebbero essere indirizzate. In "Manuale del datore di lavoro del datore di lavoro", Fred Steingold scrive che se un datore di lavoro non emette una busta paga in tempo, potrebbe dover pagare danni al dipendente e sanzioni allo stato.
Se stai emettendo i controlli finali ai dipendenti in più stati, assicurati di fare riferimento alle norme sul controllo finale per ogni stato. Prestare particolare attenzione a quando deve essere consegnato il controllo finale, il modo in cui deve essere consegnato e se è richiesta una dichiarazione giurata di qualche tipo per spedire il controllo finale.
Sommario
Le normative sui salari non definiscono in modo specifico le leggi per l'invio di assegni di busta paga. Ciò non significa che un datore di lavoro può essere negligente nei controlli postali sulle buste paga in modo tempestivo o nella relativa documentazione. È importante aderire al programma comunicato quando si spediscono i controlli del libro paga. Fare ciò impedirà il rischio di non conformità.
