La gestione dei contratti si riferisce a un sistema utilizzato dalle organizzazioni per supervisionare le relazioni con altre aziende che forniscono prodotti e servizi. Ogni agenzia si avvicina alla gestione dei contratti in modo diverso. Ad esempio, i sistemi di gestione delle agenzie governative devono conformarsi alle norme e alle leggi applicabili. Le compagnie private e le organizzazioni non profit godono di maggiore flessibilità.
Valore
Uno degli obiettivi principali della gestione dei contratti riguarda il concetto di valore. Un'organizzazione si rivolgerà alla gestione dei contratti quando ritiene che un fornitore esterno sia meglio attrezzato per fornire il prodotto o il servizio. Il valore deve esistere non solo nelle menti della leadership dell'organizzazione, ma anche negli occhi dei clienti e degli azionisti. Gli appaltatori che non offrono un valore sufficiente non possono rinnovare i loro contratti. Per alcuni dipartimenti di gestione dei contratti, il valore è misurato in termini di qualità in relazione al costo.
Produttività
Il concetto di produttività del contratto è legato al concetto di valore. Un'organizzazione esaminerà quanto (in termini numerici) l'appaltatore è in grado di produrre o quanti clienti è in grado di servire. Se la produttività è elevata, sarà vantaggioso continuare a lavorare con l'appaltatore. Se la produttività è inferiore al previsto, sarà vantaggioso utilizzare termini contrattuali per incoraggiare l'appaltatore a migliorare la produttività o a trovare un altro contraente non appena legalmente possibile.
Conformità
La conformità al contratto è imperativa. Mentre un'organizzazione può ritenere che stia ottenendo un buon valore dall'appaltatore - utilizzando misure di produttività, qualità e altri fattori - deve anche garantire la conformità. Un sistema di gestione dei contratti garantisce che ciascun appaltatore offra tutte le sue promesse in un contratto legale, come fornire adeguata documentazione, rispettare le scadenze, dimostrare responsabilità, riportare dati finanziari e rispettare i regolamenti. Se un'organizzazione non può fare affidamento su un sistema o ufficio di gestione dei contratti per garantire la conformità da parte degli appaltatori, non sta raggiungendo i propri obiettivi primari di gestione dei contratti.
