Mentre le aziende di qualsiasi dimensione possono utilizzare un sistema aziendale, nella maggior parte dei casi un'impresa fa riferimento a un'organizzazione di 500 o più computer connessi alla stessa rete. Indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda, i sistemi aziendali hanno tutti una cosa in comune: riducono lo sforzo richiesto da manager e dipendenti nella gestione delle informazioni. I sistemi aziendali integrano le informazioni e i processi utilizzati all'interno di un'organizzazione e, idealmente, li rendono accessibili da un'unica posizione.
Oggi sono disponibili tre diversi tipi di sistemi aziendali:
- ERP: Pianificazione delle risorse aziendali
- CRM: gestione delle relazioni con i clienti
- SCM: Supply Chain Management
Comprensione di una piattaforma software aziendale
Chiunque abbia un computer o un cellulare ha già familiarità con due tipi di software: i sistemi operativi e le applicazioni. I sistemi operativi, come Microsoft Windows, Linux, Android e Apple iOS, accedono all'hardware e forniscono una piattaforma su cui possono essere eseguite le applicazioni. Le applicazioni o le app, sono il software che usi per giocare e fare il tuo lavoro.
In un ambiente aziendale, i computer sono solitamente connessi in rete attraverso uno o più computer potenti chiamati server. Il server potrebbe trovarsi nel tuo ufficio o potrebbe essere da qualche altra parte, a cui accedi tramite Internet. Le applicazioni che si trovano sul server, che tutti gli utenti dell'azienda possono utilizzare contemporaneamente, sono chiamate software aziendale. Una società può utilizzare il software aziendale per fare cose come tenere traccia delle scorte, gestire vendite e pagamenti e archiviare le informazioni sui clienti e i registri dei dipendenti.
Suggerimenti
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Quando le persone parlano del cloud, si riferiscono a un server oa un gruppo di server a cui si accede tramite Internet.
ERP: sistemi di pianificazione delle risorse aziendali
Quando si dispone di diverse funzioni aziendali che si desiderano accessibili su un sistema aziendale, un pacchetto software ERP spesso ha più senso.Proprio come Microsoft mette insieme le sue applicazioni desktop come Word, Excel e Powerpoint in un unico pacchetto, che può funzionare tutte insieme, il software ERP riunisce le applicazioni aziendali in un unico pacchetto che può anche funzionare insieme. Queste applicazioni, di solito chiamate moduli, possono essere acquistate in bundle e quindi, poiché è necessaria una maggiore funzionalità, è possibile aggiungere moduli aggiuntivi.
I sistemi ERP solitamente possono incorporare nei loro moduli la relazione con i clienti e i sistemi di gestione della supply chain.
CRM: sistemi di gestione delle relazioni con i clienti
Il software CRM è simile a ERP, ma come suggerisce il nome, è focalizzato sui dati dei clienti. Viene spesso utilizzato per vendite, assistenza clienti e marketing. Tutti i dettagli sui tuoi clienti possono essere inseriti nel sistema CRM, che è reso disponibile a chiunque altro nella tua azienda. Le informazioni di contatto personali per diverse persone presso l'organizzazione del cliente possono essere archiviate, così come l'acquisto di cronologia, reclami e resi. Una volta inseriti questi dati, il sistema CRM può essere utilizzato per prevedere le vendite e aiutarti a individuare opportunità di marketing.
CSM: sistemi di gestione della supply chain
Il software CSM ruota intorno alle risorse e alla logistica necessarie per portare i prodotti ai tuoi clienti. Una catena di approvvigionamento comune includerebbe l'approvvigionamento di materie prime dai fornitori, l'ordinazione e il monitoraggio delle spedizioni, quindi il monitoraggio degli articoli prodotti attraverso il processo di produzione, la loro conservazione in un magazzino e la loro spedizione ai clienti. Se correttamente ottimizzato, un sistema CSM potrebbe automaticamente effettuare ordini con i fornitori prima che siano necessari i materiali grezzi, nonché monitorare l'efficienza di ciascun reparto durante la produzione.
Esplorazione di diversi tipi di moduli ERP
I diversi moduli possono quindi accedere a tali dati e presentarli ai dipendenti, se necessario. Senza un tale sistema, un reparto contabilità può utilizzare un sistema, il reparto vendite un altro sistema, mentre il magazzino utilizza un terzo sistema. Le informazioni di ogni dipartimento rimarrebbero nel proprio silo, inaccessibile agli altri reparti.
Supponiamo, ad esempio, di possedere un'azienda che fabbricava stivali da pioggia. Senza un sistema aziendale, ciascun reparto funzionerebbe indipendentemente l'uno dall'altro. Se il reparto vendite avesse atterrato un nuovo cliente, avrebbe dovuto contattare la contabilità per ottenere il client impostato e approvato per il credito. Una volta approvato, il reparto contabilità dovrebbe quindi comunicare al reparto vendite che il primo ordine potrebbe essere elaborato. Poi qualcuno dovrebbe coordinarsi con il magazzino e il reparto di produzione, mentre il dipartimento degli acquisti e i dipartimenti delle risorse umane avrebbero bisogno di essere coinvolti per assicurarsi che ci fossero abbastanza forniture e lavoratori per elaborare l'ordine. Ciascuna di queste fasi comporterebbe l'invio di e-mail e telefonate in tutta l'azienda, nonché al cliente fino alla spedizione dell'ordine.
Utilizzando un sistema aziendale, attraverso vari moduli, tutto ciò potrebbe essere fatto automaticamente e in gran parte senza alcuna interazione umana, che accelera il processo e riduce l'errore umano.
Modulo di vendita: Il tuo rappresentante di vendita approda un nuovo cliente, una catena di abbigliamento al dettaglio situata in Canada, che desidera acquistare 1.000 stivali dello stesso design e di varie dimensioni. Inserisce le informazioni del cliente nel modulo di vendita.
Modulo di contabilità: Il reparto contabilità riceve la notifica che è stato aggiunto un nuovo client. Verificano le informazioni del cliente ed eseguono un controllo del credito. Una volta che l'ordine del cliente è stato approvato, il rappresentante di vendita riceve conferma, incluso il prezzo di vendita e lo sconto cliente.
Modulo di inventario: Poiché il rappresentante di vendita sta confermando l'ordine, il sistema le dice che ci sono 200 di questi stivali in magazzino, che possono essere spediti immediatamente. Gli stivali restanti devono essere fabbricati e possono essere spediti in due settimane.
Modulo di produzione: Una volta confermato l'ordine, al direttore di produzione viene comunicato che è necessario disporre di 800 stivali delle dimensioni richieste.
Modulo Risorse umane: Con l'ultimo ordine, le risorse umane vengono informate di aver raggiunto una nuova soglia e, in base alle previsioni di vendita aggiornate per il trimestre, devono essere assunti altri due dipendenti.
Modulo Acquisti: I nuovi ordini di stivali fanno scattare automaticamente un ordine al produttore di gomma dell'azienda per mantenere il magazzino alla soglia minima.
Modulo di monitoraggio dell'ordine: Il nuovo cliente canadese può accedere al sito Web della tua azienda per vedere quando verrà spedito l'ordine. Il sistema mostra anche altri prodotti che i rivenditori simili hanno ordinato nel mese scorso.
Modulo di supporto alle decisioni: Vedi che gli ordini in Canada sono andati a gonfie vele, fornendoti i dati necessari per decidere se assumere o meno un rappresentante di vendita per quel paese. Guardando gli stili specifici che vendono lì, ti rendi conto che potrebbero esserci mercati per stivali stile simili per questo nuovo mercato.
Vantaggi e guasti dei sistemi aziendali
La selezione del giusto software aziendale può migliorare la produttività, ridurre i costi, aumentare le vendite e rendere le decisioni di gestione molto più efficienti. In un'epoca di commercio globale, se i tuoi concorrenti stanno già utilizzando soluzioni aziendali per semplificare il flusso di informazioni, non avere una piattaforma aziendale potrebbe renderti meno competitivo e mettere a rischio la tua azienda.
D'altra parte, adottare una soluzione aziendale è come mettere tutte le uova di dati in un unico paniere. Un problema con l'installazione potrebbe paralizzare ogni reparto. In un sondaggio del 2015, il 21% degli intervistati ha descritto il lancio della propria soluzione ERP come un fallimento. I problemi possono includere:
- Addestrare il personale in modo improprio per far funzionare il nuovo sistema.
- Non riuscendo a capire i requisiti del personale.
- Configurazione errata dei dati richiesti per l'accesso al sistema.
- Mancata protezione dei dati sensibili dall'accesso degli hacker.
Mentre alcuni problemi possono causare mal di testa per poche settimane, altri possono durare per diversi anni. Storicamente, è stato noto che implementazioni di aziende povere riducono le società da miliardi di dollari. Un caso di studio classico in una cattiva implementazione ERP ha causato l'incapacità di Hershey di portare la cioccolata sul mercato al dettaglio in tempo per Halloween, causando un crollo drammatico dei prezzi delle sue azioni. Negli ultimi anni, l'ingresso pasticciato di Target in Canada è stato anche attribuito a un'implementazione ERP mal organizzata.
