L'immagine conta per le aziende fotografiche, quindi presentare fatture ben documentate e ben documentate assume un'importanza ancora maggiore. Rafforzano la tua professionalità e, quando organizzate e accurate, facilitano il processo di approvazione del cliente. Non esiste un formato ufficiale e puoi adattare il tuo per adattarlo a lavori diversi. Tuttavia, gli elementi chiave appartengono a tutte le fatture fotografiche indipendentemente dal layout. Includerli protegge te e i tuoi clienti e rende la tua contabilità più efficiente.
Crea l'intestazione
Una delle parole più importanti da pagare è "Invoice", che l'Hallmark Institute of Photography raccomanda di posizionare nella parte superiore della pagina in modo che non venga trascurata nell'altra posta del cliente. Includi il tuo logo per il riconoscimento. Per essere pagato, includere il nome della propria azienda, il numero di identificazione del datore di lavoro o EIN e le informazioni di contatto quali: indirizzo, numeri di telefono, e-mail e sito Web.
Aggiungi identificatori di transazione
La fattura deve indicare il numero dell'ordine d'acquisto, il nome e la data del cliente. Numero delle fatture e tracciamento più semplice ed evitare confusione. Il tuo sistema di numerazione potrebbe assegnare un numero sequenziale a un codice cliente o essere basato sulla data. Un altro strumento di monitoraggio, il numero del lavoro assegnato al progetto, appartiene a questa sezione. Annota la data di scadenza e le condizioni di pagamento come "pagabile al ricevimento" o "saldo dovuto al ricevimento delle immagini" e qualsiasi sconto per il pagamento anticipato.
Condizioni di licenza del profilo
I fotografi possiedono le loro immagini. Includere una sezione che stipula il diritti di utilizzo e proprietà dell'immagine che concedi al cliente in quanto questi potrebbero innescare costi per licenze e creatività. L'American Society of Media Photographers raccomanda l'uso di Picture Licensing Universal System - PLUS - linguaggio e ordine di categoria per un documento giustificativo, o dichiarazione, che copra i permessi dei media, la confusione del credito fotografico richiesta e i diritti acquistati. Per compiti più semplici, usa una frase come "Pubblicità, pubblicità e uso collaterale di 40 immagini in perpetuo".
Spese di dettaglio
La carne della tua fattura è la descrizione dettagliata del lavoro e delle tue spese. La descrizione dell'assegnazione, che guida questa sezione, copre aspetti specifici come la posizione delle riprese, i soggetti fotografati, il numero di immagini e i requisiti speciali soddisfatti. Ad esempio, la descrizione di una sessione di fotografia di brochure aziendale potrebbe leggere "Scatti di tre giorni di strutture e dipendenti presso il complesso di Racine, nel Wisconsin, per 40 immagini di ritratti da consegnare in formato digitale. e lo stile del guardaroba."
L'ordine in cui si elencano le spese per il rimborso dovrebbe rispecchiare quello utilizzato per la stima. In questa sezione sono inclusi i costi di viaggio, forniture, noleggio e qualsiasi persona assunta per assistere le riprese, così come le spese di preparazione per file digitali, CD e galleria web o prove. Separare le commissioni dalle spese e riconoscere eventuali pagamenti e crediti ricevuti fino ad oggi. WonderfulMachine suggerisce questo ordine per il riepilogo dei pagamenti.
tasse:
- Commissioni per licenze, creatività e personale elencate separatamente con qualsiasi costo giornaliero applicabile
- prove
- Immagini elaborate per la tassa di riproduzione e per immagine Tasse totali
Spese:
- Personale
- attrezzatura
- Tariffa aerea
- Alloggio
- Catering
- Noleggio auto
- Pasti e Misc. Spese totali
Allega ricevute
L'organizzazione delle ricevute per categoria di spesa riduce il tempo necessario al cliente per approvare e pagare la fattura. Conserva le ricevute originali e fornisci copie per supportare la tua fattura. Valuta la possibilità di scansionare ciascun gruppo di ricevute per creare un documento.pdf che puoi quindi modificare per maggiore chiarezza. Aggiungi un titolo, evidenzia il totale delle spese di categoria e ripeti il totale della pagina come nota in calce nell'angolo in basso a destra. Elenca le spese senza ricevute, come chilometraggio e mance, su un piccolo conto in contanti e scansiona quello. Il cliente può quindi confrontare il totale di scontrini per il noleggio di attrezzature con quell'elemento pubblicitario sulla fattura.
