La consulenza di un dipendente sull'odore corporeo è uno dei compiti più scomodi affrontati dai manager e dai professionisti delle risorse umane. Le conversazioni sull'odore corporeo sono raramente facili. Tuttavia, il mancato controllo dell'odore corporeo può creare un ambiente di lavoro sgradevole per colleghi e clienti. Le conversazioni sull'odore corporeo devono essere affrontate con empatia, attenzione e totale riservatezza. È importante ricordare che l'odore del corpo può essere causato da una varietà di fattori, non solo dalla scarsa igiene.
Preparare un incontro privato
Assicurarsi di avere una descrizione accurata del problema. È un evento normale o intermittente?
Proteggi un'area privata per condurre la riunione.
Stampa i criteri relativi al codice di abbigliamento della tua organizzazione ed evidenzia le aree pertinenti.
Pianifica la riunione.
Crea un piano d'azione
Spiegare lo scopo dell'incontro al dipendente. Discutete in termini generali le informazioni che avete ricevuto. Non condividere i nomi dei dipendenti che hanno segnalato il problema.
Chiedi il feedback del dipendente. Sono a conoscenza del problema e / o sanno cosa potrebbe causare l'odore del corpo?
Se l'odore è una condizione medica, è necessario che tu faccia una sistemazione ragionevole per gli americani con Disability Act. "Quando le persone con l'odore del corpo non sono in grado di ridurre l'odore corporeo offensivo a un livello accettabile, i datori di lavoro possono prendere in considerazione la possibilità di fornire un ufficio privato con un sistema di purificazione dell'aria, utilizzando prodotti che assorbono odori nell'ambiente di lavoro o consentendo il lavoro da casa", secondo all'Office of Disability Employment Policy, una divisione del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti.
Se l'odore non è il risultato di una condizione medica, determinare la causa attraverso la comunicazione con il dipendente.
Se il dipendente non conosce la causa, chiedigli di rivedere attivamente la sua dieta, i suoi vestiti e l'igiene nei prossimi due o tre giorni. Pianifica una riunione di follow-up. Una volta identificata una possibile causa, creare un piano d'azione.
La questione può essere affrontata con qualcosa di semplice come un nuovo deodorante o con pause flessibili per i servizi igienici? Un cambiamento nella dieta? Follow-up con il / i dipendente / i che ha inizialmente riferito il problema. Assicurati che siano stati fatti dei passi verso la risoluzione.
Follow-up di 14 giorni
Pianificare un incontro di follow-up con il dipendente, indipendentemente dalla causa del problema. Se l'odore del corpo è il risultato di condizioni mediche, discutere i passaggi che la società ha intrapreso per risolvere il problema. Se non è una condizione medica, discutere i passaggi che il dipendente ha intrapreso per la risoluzione. Rivedere qualsiasi assistenza che l'azienda ha fornito. Ricorda al dipendente che tu continui a essere disponibile per loro se hanno bisogno di supporto per risolvere il problema.
Follow-up con il / i dipendente / i responsabile / i della segnalazione per assicurarsi che il problema sia stato risolto.
Documenta il reclamo originale, i riepiloghi delle riunioni, le eventuali misure adottate per la risoluzione e le note di follow-up. Salva tutto in un file riservato, lontano dal file personale.
Suggerimenti
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Se possibile, conduci il tuo incontro al di fuori dell'orario di lavoro per garantire la massima riservatezza.
avvertimento
Per quanto allettante possa essere la tentazione di ignorare i disturbi dell'odore corporeo, l'omissione di farlo può comportare una riduzione del morale dei dipendenti, dell'assenteismo e del potenziale turn over. Inoltre, se il dipendente si trova in un ruolo di servizio clienti, si corre il rischio di reclami dei clienti.
