La preparazione dei ratei mensili assicura che i ricavi corrispondano alle spese nello stesso periodo contabile. Questo è chiamato il principio di corrispondenza e il metodo di contabilità per competenza. Qualsiasi azienda che utilizzi il metodo di contabilità per competenza seguirà questa regola. Una registrazione per competenza dovrebbe avvenire durante il mese in cui si è verificata la spesa. Tuttavia, spesso la spesa non è stata pagata. In sostanza, la registrazione per competenza consentirà di riflettere tale spesa nei rendiconti finanziari.
Articoli di cui avrai bisogno
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Fatture del mese corrente
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Piano dei conti
Preparazione dei ratei
Raccogliere tutte le fatture pagate non pagate.
Contatta tutti i reparti sulle fatture che potrebbero avere. A volte tutte le fatture necessarie non arrivano all'impiegato pagabile. Ad esempio, il team di vendita potrebbe avere una spesa non pagata relativa a una conferenza a New York, ma la fattura è datata per questo mese. O la fattura potrebbe essere stata parzialmente pagata, ma il resto è ancora una spesa per questo mese. Per evitare un'inflazione delle spese nei mesi futuri, trova le fatture che potrebbero essere in attesa di approvazione contattando gli altri reparti sulle loro fatture.
Calcola quanto la società prevede di pagare per una certa spesa. Ci sono scenari in cui non è disponibile una fattura, anche se sai che ci sarà una fattura prodotta successivamente. Guarda ciò che è stato storicamente pagato per tale spesa e usa queste informazioni per calcolare l'importo.
Classificare ciascuna fattura in base al numero di conto. Osservare ciascuna fattura e indicare quale conto di competenza e conto spese influisce. Utilizza il piano dei conti dell'azienda per individuare i numeri di conto che verranno utilizzati in seguito. Se l'account da utilizzare non è chiaro, esaminare le fatture più vecchie simili a quelle che si sta tentando di identificare e vedere a quale conto è stata registrata la fattura. Se c'è ancora ambiguità, verificare con un contabile senior.
Individua i numeri di account su ciascuna fattura. Addebita i conti spese e accredita i conti di competenza. Ripeti fino a quando tutti i ratei sono completi.
