Sebbene alcuni proprietari di piccole imprese preferiscano la chirurgia canalare piuttosto che la propria contabilità, la contabilità è una parte indispensabile della gestione di un'impresa. I vantaggi della contabilità risiedono nella sua capacità di raccontare una storia numerica su ciò che sta accadendo nella tua azienda - uno che può aiutarti a migliorare le operazioni, diventare più redditizio e stare fuori dai guai con le agenzie fiscali locali e federali. Contabilità accurata e accurata può anche aiutare a far valere il caso con potenziali finanziatori e investitori quando la vostra azienda è alla ricerca di finanziamenti.
Suggerimenti
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I vantaggi dell'utilizzo della contabilità negli affari sono legati alle conoscenze fornite dai numeri. Queste cifre ti aiutano a capire cosa sta andando bene e dove c'è spazio per miglioramenti.
Qual è l'obiettivo principale della contabilità?
L'obiettivo principale della contabilità è tenere traccia delle entrate e delle spese della tua azienda. Il ricavo è tutto il denaro che fluisce nella tua attività dalle vendite di beni e servizi e qualsiasi altro tipo di reddito, come gli interessi guadagnati o l'affitto o le royalties raccolte. Le spese sono tutto ciò che la tua attività acquista per le sue operazioni e infrastrutture, come materiali, manodopera, affitto, forniture, spese postali, assicurazioni, spese per veicoli, servizi professionali, pubblicità e attrezzature.
Le informazioni che il contabile o il contabile raccolgono in merito a entrate e spese vanno a compilare rapporti contabili, che forniscono informazioni indispensabili sulla posizione finanziaria della vostra azienda. Questi rapporti ti aiutano a definire i tuoi punti di forza e ad affrontare i tuoi punti deboli. Forniscono inoltre le informazioni necessarie per il reporting fiscale.
La dichiarazione dei profitti e delle perdite è una sintesi delle informazioni sulla contabilità relative alle entrate e alle uscite. Raggruppa e elenca tutti i tuoi acquisti in categorie pertinenti, come affitto e buste paga, quindi elenca queste somme per fornire una panoramica. Allo stesso modo, riassume le entrate in entrata in base alla fonte del reddito, come le vendite all'ingrosso o le vendite al dettaglio. La tua dichiarazione di profitti e perdite è importante perché mostra quanto hai guadagnato alla fine della giornata. Questa cifra di fondo è l'importo rimasto dopo aver sottratto le spese totali dalle entrate totali.
Un bilancio è un'istantanea della situazione finanziaria complessiva in un determinato momento. È importante perché riassume il tuo patrimonio netto. La sezione delle risorse del bilancio elenca tutto ciò che la tua azienda possiede, compresi i contanti, i soldi che ti spettano tramite i crediti, l'inventario sui tuoi scaffali e preziosi acquisti a lungo termine, come le principali attrezzature. La sezione delle passività del tuo stato patrimoniale include tutto ciò che devi, inclusi i saldi dei prestiti a breve e lungo termine e i debiti da pagare. Il valore netto della tua azienda, in base alle informazioni presentate nel tuo bilancio, viene calcolato sottraendo il totale delle passività dal totale delle attività.
Un rendiconto finanziario o pro-forma di flusso di cassa è uno strumento contabile che consente di prevedere quando si avrà capitale disponibile e quando si avranno carenze di flusso di cassa. La parte di deflusso dell'estratto elenca tutti i contanti in entrata previsti, suddivisi per mese. Questo denaro non deve necessariamente provenire da entrate derivanti dalla vendita di prodotti o servizi. Può anche includere il capitale da prestiti o investimenti. La parte di deflusso della dichiarazione include tutti i contanti in uscita previsti, comprese le spese per il personale, le spese materiali, i canoni di affitto e di assicurazione. Le spese previste non includono solo le spese aziendali deducibili. Elencherai anche i pagamenti del capitale del prestito, che non sono deducibili dalle tasse e non compaiono nel tuo conto profitti e perdite. La riga inferiore di ogni colonna mostra le spese in uscita sottratte dal denaro in entrata, indicando quanti soldi ci si può aspettare di avere disponibili alla fine del mese.
Qual è lo scopo di un contabile?
Lo scopo del tuo contabile è quello di riassumere il lavoro del tuo contabile compilando i registri nei rapporti. Il tuo commercialista può anche compilare i tuoi moduli fiscali e consigliarti sul modo migliore per spendere e risparmiare denaro. Potresti o meno aver bisogno di assumere un commercialista professionista, a seconda del tuo livello di comfort nel lavorare con i numeri, la complessità della tua azienda e la tua situazione fiscale.
Lo scopo del tuo contabile è di inserire ricevute e fatture in un database, libro mastro o foglio di calcolo in modo da poter tenere traccia delle spese e delle vendite. La maggior parte dei sistemi di contabilità è informatizzata perché i programmi di contabilità possono organizzare e aggiungere numeri in modo più rapido ed efficiente rispetto ai sistemi manoscritti manuali. Tuttavia, non è necessario un programma per gestire la contabilità della propria azienda. Un sistema manoscritto che tiene traccia delle vendite e delle spese fornirà anche le informazioni necessarie.
Puoi fare la tua contabilità tenendo traccia delle entrate e delle spese e rintracciando queste informazioni in un modo che è utile a te e al tuo commercialista. Le informazioni dovrebbero essere di facile lettura e comprensione e riflettere accuratamente l'attività finanziaria della tua azienda. Le tue informazioni contabili saranno utili al tuo commercialista perché fornisce le informazioni necessarie per la compilazione di rapporti fiscali e documenti di prestito. Le stesse informazioni possono essere utili internamente per fornire approfondimenti sulla tua attività, come mostrare quanto del tuo reddito proviene dalle vendite all'ingrosso rispetto alle vendite al dettaglio e quanto spendi per materiali rispetto al lavoro.
Anche se assumi un contabile e un contabile per organizzare le tue informazioni finanziarie e preparare i moduli fiscali, hai ancora responsabilità contabili come titolare dell'attività. È necessario salvare tutte le informazioni di cui hanno bisogno, ad esempio le fatture che scrivi e le ricevute ricevute per gli acquisti aziendali effettuati. Più questi documenti sono organizzati quando li porti al tuo contabile e contabile, meno dovrai pagare per il loro tempo. Ci vuole un contabile più a lungo per organizzare una scatola di scarpe piena di ricevute piuttosto che lavorare metodicamente attraverso un file con documenti che sono già stati ordinati per data o per conto della carta di credito.
Quali sono le regole della contabilità?
Le regole di contabilità regolano i modi in cui le spese e i guadagni sono inseriti in un sistema come debiti o crediti. Queste regole governano la contabilità a partita doppia, un sistema che è stato ampiamente utilizzato sin dal tardo Medioevo. I sistemi a doppia entrata non solo tracciano il tuo reddito e le tue spese, ma mostrano anche come i soldi e le risorse si muovono intorno alla tua azienda. In un sistema a doppia entrata, ogni voce inserita come debito deve essere bilanciata con un credito corrispondente e viceversa. L'alternativa alla contabilità a partita doppia è un sistema a ingresso singolo in cui è sufficiente elencare e calcolare le entrate e le uscite senza protocolli predefiniti per riconciliare queste voci con la situazione finanziaria effettiva.
Quando si lavora con account personali, si dovrebbe accreditare un individuo che trasferisce beni all'azienda, mentre il destinatario o l'azienda dovrebbe essere addebitato. Ciò sembra controintuitivo perché i fondi hanno lasciato le mani dell'individuo e sono stati trasferiti nelle mani dell'azienda. Tuttavia, i conti contabili non sempre descrivono i saldi di cassa effettivi. Piuttosto, si riferiscono a somme dovute o di proprietà. Quando un individuo come un proprietario trasferisce denaro a un'azienda, questa transazione aumenta, o accredita, l'account e rappresenta l'importo che l'azienda deve a tale individuo. Questo stesso trasferimento di fondi crea un addebito per il conto commerciale perché, anche se il denaro è disponibile e disponibile, è ora dovuto alla persona che lo ha fornito.
Quando si ha a che fare con conti reali, come immobili e macchinari, le regole di contabilità richiedono di addebitare nuovi acquisti e articoli di credito che si sono venduti o altrimenti messi fuori servizio. Il bene è originariamente pubblicato come debito perché hai speso denaro per acquistarlo. Se lo vendi o lo rimuovi dal servizio dopo che è sopravvissuto alla sua vita utile, stai rimuovendo l'addebito o accreditando l'account che rappresenta ciò che devi per l'acquisto.
Quando la tua attività acquista materiali o paga l'affitto, le regole di contabilità richiedono che tali transazioni vengano registrate come debiti. Al contrario, quando vendi prodotti o servizi, il tuo sistema contabile tratta queste transazioni come crediti. Gli acquisti che richiedono fondi in uscita diminuiscono il capitale della tua azienda, quindi vengono monitorati come debiti. Entrate e altri guadagni, come i pagamenti degli affitti in entrata, aumentano il capitale della vostra azienda, quindi vengono monitorati come crediti.
Anche se queste regole di contabilità regolano il modo in cui ogni transazione appare nel tuo sistema di contabilità, in realtà non devi comprenderle e applicarle a meno che tu non stia inserendo voci in un sistema di contabilità a partita doppia che non è preprogrammato per organizzare le tue informazioni. Ad esempio, se si utilizza un libro mastro scritto a mano come base del proprio sistema di contabilità, è necessario decidere ogni volta che si effettua una voce se tale transazione rappresenta un debito o un credito e dove apparirà il debito o il credito corrispondente. Tuttavia, se si utilizza un software di contabilità come QuickBooks, gli assegni, le fatture e le ricevute di vendita verranno automaticamente visualizzati negli account di credito e di debito corretti, insieme ai relativi addebiti o crediti.
Come utilizzare la contabilità in azienda
I vantaggi della contabilità non sono solo una questione di buona strategia aziendale, anche se le informazioni contabili ti aiutano sicuramente a pianificare e pianificare. Nessuna impresa può sopravvivere senza un qualche tipo di sistema contabile. Se la tua azienda effettua acquisti e vendite senza tenere traccia degli importi che hai acquistato e venduto, non avrai modo di determinare se hai conseguito un profitto o se hai subito una perdita alla fine dell'anno. Non saprai quanto devi e quanto possiedi, quindi non sarai in grado di valutare quanto del tuo denaro in entrata puoi prelevare per uso personale e quanto dovresti tenere nel conto bancario della tua azienda per le attività imminenti spese.
Le informazioni contabili forniscono anche informazioni preziose sulle operazioni aziendali. Ti consente di confrontare le tue vendite in diverse categorie nel tempo, ad esempio osservando le tendenze per diversi prodotti in diversi punti vendita. Ti fornisce gli strumenti e le informazioni per esaminare le tue spese come percentuali delle entrate per vedere se i tuoi margini sono sostenibili e il rendimento della tua azienda rispetto a quello dei concorrenti nel tuo settore. Un pro-forma di flusso di cassa ti consentirà di cercare le fonti di capitale prima che tu ne abbia realmente bisogno e di pianificare i principali acquisti per corrispondere ai periodi dell'anno in cui i contanti sono abbondanti. Gestire un'azienda senza informazioni contabili è come volare su un aereo senza radar.
La contabilità è anche necessaria per la sopravvivenza della tua azienda perché sei legalmente obbligato a segnalare il reddito e pagare le tasse. Senza un sistema di contabilità completo e accurato, non saprai quanto hai guadagnato e speso e non avrai le informazioni necessarie per compilare i moduli fiscali locali, statali e federali. Inoltre, se la tua azienda ha sempre bisogno di finanziamenti, le tue domande di prestito quasi certamente ti impongono di includere dichiarazioni finanziarie degli anni precedenti e probabili proiezioni anche per i prossimi periodi.
