Come impostare le procedure di Office

Sommario:

Mantenere un ambiente aziendale organizzato è un componente chiave per un'impresa di successo. Le procedure d'ufficio sono le linee guida per quell'ambiente organizzato.Seguendo i passaggi dettagliati per configurare le procedure d'ufficio, il tuo team può concentrarsi sul business piuttosto che sugli oggetti che ti portano via.

Esaminare le procedure correnti. Comprendere le procedure correnti crea una linea di base per il cambiamento. Se non sono state stabilite procedure, scrivere le osservazioni della procedura è un buon primo passo.

Raccogliere feedback dai dipendenti. Una volta acquisite le procedure dell'ufficio di riferimento, raccogliere ulteriori feedback dai colleghi di lavoro. Chiedi loro: "Cosa dovrebbe cambiare? Cosa può cambiare? L'ordine della procedura d'ufficio è corretto?"

Identifica quali procedure funzionano. Sapere cosa funzionerà aiuterà a concentrarti sulle procedure che non funzionano.

Identifica quali procedure non funzionano. Evidenziando le aree di miglioramento, in modo che le raccomandazioni possano essere elaborate.

Raccomanda le modifiche alle procedure che non funzionano. Utilizzare l'elenco dal passaggio precedente e incontrarsi con altri dipendenti per presentare raccomandazioni su modifiche alle procedure che non funzionano.

Descrivere dettagliatamente i passaggi della procedura d'ufficio. Ora che hai un elenco di procedure che funzionano e soluzioni consigliate per quelle che non lo fanno, scrivile in dettaglio. Concentrati su come un processo si collega all'altro.

Pubblica le procedure dell'ufficio ai dipendenti. La documentazione dettagliata deve essere condivisa con tutti i dipendenti in modo che tutti possano utilizzare le procedure dell'ufficio.

Suggerimenti

Le procedure d'ufficio sono meglio pubblicate con un manuale di formazione, sessioni di domande e risposte e un documento "domande frequenti". Mai supporre che un processo funzioni. Continuate a monitorarlo per un miglioramento continuo.

avvertimento

Le procedure d'ufficio sono a volte considerate come ostacoli per il completamento degli affari, quindi alcuni dipendenti potrebbero essere testardi di cambiare. Concentrati sui vantaggi di un processo d'ufficio.

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