Le riunioni del personale dell'ufficio dentale sono fondamentali per il corretto funzionamento dello studio dentistico. Le riunioni del personale possono svolgersi a vari intervalli, ad esempio settimanali, bisettimanali o mensili e devono includere tutti i dipendenti. Per fare in modo che lo staff di uno studio dentistico incontri con successo e produttività, rinunciare a titoli, evitare interruzioni, discutere problemi, eliminare la difensività ed essere sicuri di menzionare gli aspetti positivi.
Forego titoli
Uno studio dentistico è composto da un gruppo di dipendenti con titoli diversi. Ogni titolo indica il livello di leadership che il dipendente ha all'interno dell'ufficio: il dentista è di solito quello che supervisiona l'intera pratica e prende la maggior parte delle decisioni, e gli assistenti dentali, gli igienisti e il personale dell'ufficio sono dipendenti della pratica. Il fatto che i membri dello staff rinunciano ai titoli mentre partecipano a una riunione del personale consente a tutti di parlare liberamente e di essere ascoltati come un pari vantaggio per la pratica.
Questo concetto di riunione dell'ufficio dentale elimina anche i privilegi, quindi un dipendente che è più in alto nella scala decisionale non ottiene favoritismi per la sua idea rispetto all'idea di un'altra. Nominare un nuovo facilitatore per ogni riunione per aiutare a prevenire la potenziale disorganizzazione durante l'incontro.
Evitare interruzioni
Gli studi odontoiatrici ricevono frequenti telefonate dai pazienti che programmano appuntamenti o fanno domande, e dal personale di vendita che lancia i loro prodotti. Affinché tutti possano partecipare e dedicare tutta la loro attenzione alla riunione, inviare queste telefonate a una segreteria telefonica e occuparsi di loro dopo la riunione. Cambia il messaggio della segreteria telefonica per far sapere ai pazienti perché un membro del personale non risponde al telefono. Questa tecnica informa i pazienti degli sforzi dello studio dentistico per mantenere e promuovere un ufficio correttamente funzionante. Puoi considerare di designare una linea telefonica specifica a parte il numero principale dello studio per le chiamate di emergenza e arruolare un dipendente per rispondere a quel telefono se squilla durante una riunione.
Discutere di problemi
L'avvio della riunione del personale discutendo i problemi dello studio dentistico consente ai dipendenti di risolvere rapidamente i problemi. Affrontare eventuali problemi all'inizio della riunione chiarisce il modo di discutere altri obiettivi della riunione. Per incoraggiare i dipendenti a parlare di eventuali problemi che desiderano, il facilitatore della riunione dovrebbe menzionare un elenco di aree in cui potrebbero esserci problemi, come la cura del paziente, la fatturazione e i pagamenti dei pazienti, la pulizia dell'ufficio, le attrezzature e il personale cameratismo.
Elimina la difensiva
Eliminare la difensiva assicurandosi che la critica sia costruttiva e non attacchi nessuno personalmente. Un dipendente che si sente attaccato combatterà verbalmente, il che può ridurre la produttività di una riunione dello staff. Questa tecnica di incontro aiuta tutti i partecipanti ad ascoltare attentamente le questioni sollevate.
Menzione Positivi
Dopo aver discusso dei problemi in ufficio, il facilitatore deve iniziare una discussione sulle cose positive che accadono in ufficio. Un bel commento fatto da un paziente in relazione allo staff o alla pratica, o un lavoro completato da un membro dello staff per un altro, sono alcuni esempi positivi che puoi far apparire durante l'incontro. Qualsiasi azione positiva che potrebbe altrimenti passare inosservata, come un caso in cui un igienista ha pulito gli strumenti dell'assistente dentale, è adatta per essere menzionata durante la discussione positiva.
