Alla fine del contratto, l'importo del budget previsto per il contratto deve corrispondere a quanto pagato. In pratica, ci possono essere errori, bonus che non sono stati guadagnati, tasse trattenute e altri posti nel budget del contratto in cui i libri non sono in equilibrio. La riconciliazione contrattuale è il processo di spiegazione e risoluzione di eventuali problemi finanziari: i compiti comprendono la ricerca di errori, la ricerca della causa, il calcolo delle dimensioni e la risoluzione di come risolverli.
lavoro d'ufficio
Il primo compito nel conciliare un contratto è quello di andare oltre le pratiche burocratiche, secondo il Dipartimento della Difesa. I compiti degli agenti che lavorano sulla riconciliazione comprendono il confronto tra il contratto di base e gli eventuali ordini di modifica, con i documenti di fatturazione, i buoni di pagamento, i sistemi di contabilità ufficiale e le transazioni già elaborate. Il governo federale ha sviluppato sistemi informatici di riconciliazione che consentono al personale di riconciliazione di abbinare documentazione archiviata elettronicamente in diversi dipartimenti.
Documentazione
Potrebbe risultare che mancano documenti che rendono impossibile riconciliare il contratto in modo corretto. In tal caso, il lavoro dello staff è di effettuare una ricerca esauriente dei record, elettronici e cartacei, per trovare la documentazione. Se non è possibile trovare del materiale, lo staff deve fare il meglio che può con le informazioni che ha.
discrepanze
Il prossimo compito del personale è trovare le ragioni delle discrepanze. I motivi potenziali includono la frode, gli errori contabili, un calo del costo delle forniture o un contraente che non ha ancora restituito un pagamento in eccesso.
Regolazione dei libri
Una volta individuati gli errori, il compito finale di un lavoro di riconciliazione del contratto è di aggiornare gli account, regolandoli quando vengono restituiti pagamenti in eccesso o per rimuovere errori o quando i buoni di pagamento in ritardo vengono finalmente inviati.
