Una volta completati, i moduli W-9 dei fornitori, dei freelance e degli appaltatori non scadono. Tuttavia, l'IRS richiede che vengano sostituiti quando vengono modificate informazioni specifiche, comprese le modifiche dei nomi, del tipo di entità aziendale o di un numero identificativo del contribuente. Sebbene non sia richiesto dall'IRS, la tua azienda può richiedere moduli W-9 aggiornati allo scopo di mantenere registri accurati dei fornitori di servizi.
Suggerimenti
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I moduli W-9 includono importanti informazioni fiscali sui fornitori di servizi della tua azienda e non scadono. Tuttavia, alcune modifiche alle informazioni possono rendere necessario un nuovo W-9.
Lo scopo di un W-9
I moduli IRS W-9 vengono utilizzati dalle aziende per raccogliere informazioni sui contribuenti dei fornitori di servizi non dipendenti. Le società finanziarie utilizzano anche il modulo W-9 per la segnalazione di interessi passivi e dividendi pagati ai propri clienti. Le informazioni inserite nel modulo vengono inviate all'IRS per documentare i pagamenti che l'azienda ha effettuato ai liberi professionisti, agli appaltatori indipendenti e ai venditori che sono stati pagati oltre $ 600 per i servizi prestati nel corso di un anno solare. L'IRS richiede alle persone di completare il modulo con il loro nome, indirizzo, codice fiscale o numero di previdenza sociale e una firma. Ai fornitori e agli appaltatori indipendenti viene richiesto il nome della loro attività, il tipo di entità aziendale, un numero di identificazione del dipendente e la firma di un principale. Tutti i fornitori di servizi devono dichiarare se sono esenti o non esenti dalla ritenuta di riserva.
Quando è necessario il nuovo modulo W-9
Per garantire che il reddito segnalato da un'azienda corrisponda alle informazioni fornite sulle dichiarazioni dei redditi dei propri fornitori di servizi, l'IRS richiede la sostituzione di un modulo W-9 esistente in alcune circostanze. Un nuovo W-9 è necessario se il nome di una persona cambia, come dopo il matrimonio; tuttavia, un cambio di indirizzo non richiede una sostituzione W-9. Un altro motivo potrebbe essere se un'azienda cambia da un tipo di entità legale a un'altra. Ad esempio, se una ditta individuale cambia in una LLC, è richiesto un nuovo modulo W-9. Analogamente, un passaggio dal numero identificativo del contribuente al numero di identificazione del datore di lavoro richiederebbe un modulo sostitutivo.
Modifiche nella ritenuta di riserva
L'IRS può incaricare un'azienda di trattenere una percentuale di reddito pagata a specifici fornitori di servizi. Questo è chiamato trattenuta di riserva. Il denaro viene trattenuto dall'azienda e inviato all'IRS per motivi che possono includere pagamenti fiscali insufficienti, un numero di codice fiscale errato o l'impossibilità di fornire un numero di codice fiscale. L'IRS richiede un nuovo modulo W-9 quando viene ordinato a un'impresa di avviare una ritenuta di riserva per un freelancer, un appaltatore indipendente o un fornitore. Il modulo sostitutivo deve indicare la modifica della ritenuta di riserva da esente a non esente.
