La corrispondenza commerciale non si ferma una volta firmato il contratto; potresti avere molte altre occasioni per discutere la questione attraverso le lettere. Ad esempio, se hai un contratto con un'università come professore di cattedra, allora riceverai diversi pezzi di corrispondenza aggiuntivi che si riferiscono al tuo contratto, come quando iniziano i sussidi e molte altre questioni che devi affrontare quando inizi lavoro. Come supervisore, potresti spesso dover scrivere lettere che citano il contratto originale in un modo che ricorda al dipendente o al cliente dove può trovare le informazioni.
Dì al destinatario ciò che ha bisogno di sapere, quindi attira la sua attenzione sul contratto o sull'area del contratto che contiene le informazioni essenziali. Ad esempio, "I vantaggi inizieranno due settimane dopo la data di inizio, come indicato nella riga 5a a pagina 2 del contratto." Non è necessario uno stile di citazione formale come lo stile American Psychological Association (APA) per citare il contratto; basta fare riferimento al contratto pertinente e al numero di pagina.
Considerare se è necessario citare parti del contratto anziché limitarsi a fare riferimento ad esso. Se il contratto è lungo o molto complesso, è necessario citare la sezione pertinente e quindi spiegare su quale numero di pagina e numero di sezione si trova l'informazione.
Dì al destinatario che saresti lieto di fornire un'altra copia del contratto per il suo riferimento se ha perso la sua copia. Dagli le tue informazioni di contatto, come il tuo indirizzo e-mail o il numero di telefono, se ha delle domande o desidera richiedere una copia aggiuntiva del contratto.
