Una lettera commerciale può includere allegati che riprendono le informazioni all'interno della lettera o fornire dettagli aggiuntivi per una migliore comprensione. Il termine allegato è spesso scambiato con il termine enclosure. Nonostante le loro somiglianze, non sono la stessa cosa. Capire le differenze tra i due e come citarli nelle lettere di lavoro renderà l'aspetto più professionale e persino ti darà un vantaggio competitivo.
Suggerimenti
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Quando si cita un allegato o un allegato in una lettera commerciale, annotare il file allegato o il nome del documento tra parentesi.
Allegato rispetto al recinto
Innanzitutto, assicurati di comprendere la differenza tra allegati e allegati. Entrambi ti consentono di fornire più informazioni e risorse aggiuntive, rappresentano cose diverse.
Come suggerisce il nome, un allegato è un documento o un file allegato a una lettera. È considerato parte della lettera in quanto evidenzia punti chiave, offre più informazioni o supporta la tua affermazione. Quando scrivi la lettera, fai riferimento ai documenti allegati. Ad esempio, puoi allegare un contratto e menzionarlo nella lettera insieme alle informazioni pertinenti su ciò che comporta.
I contenitori, d'altra parte, sono documenti separati. Ad esempio, se invii una lettera commerciale a un potenziale nuovo partner, puoi allegare una brochure, uno studio di mercato o una tabella di confronto. Non è necessario fare riferimento a questo documento nella lettera. La scelta dipende da te.
Allegati nel testo
Quando si citano informazioni da un altro documento all'interno del testo, utilizzare le parentesi nella corrispondenza postale o posta elettronica. Nota il file allegato o il nome del documento tra parentesi. Supponendo che una lettera si riferisca a un reclamo telefonico, la citazione includerebbe il nome del documento di reclamo, come ad esempio: (In allegato: Diario del servizio clienti, 1/5/2017).
Le citazioni nel testo aggiungono ulteriori informazioni al contenuto della lettera. La citazione potrebbe riferirsi a dati di fogli di calcolo, trascrizioni o altre lettere. Usa nomi di file facili da leggere che descrivono il documento. Se il documento è stampato, assegnalo alla stessa maniera. È anche possibile assegnare allegati con lettere alfabetiche, come "Allegato A."
Come fare riferimento a più allegati
Oltre a utilizzare una citazione degli allegati nel testo, ricorda anche al tuo lettore gli allegati alla fine della lettera. Sotto il nome del firmatario nell'angolo in basso a sinistra, digita "Allegati". È facoltativo elencare il nome di tutti gli allegati alla fine della lettera, ma è una buona pratica specialmente se ce ne sono molti. Ciò darà al destinatario una migliore idea di cosa aspettarsi e di quali file ha bisogno di più.
Come utilizzare le custodie
I recinti non sono frequentemente indicati nel testo reale, ma questa non è una regola difficile. Se gli allegati sono citati nella lettera commerciale o nel memo, utilizzare lo stesso metodo descritto per gli allegati. Esempi di un allegato includono un curriculum o un'applicazione. Questi file sono referenziati alla fine della lettera sotto il nome stampato del firmatario lungo il margine inferiore sinistro.
Utilizzare "Enclosure" per un enclosure e "Enclosures" per più di uno. È anche possibile aggiungere il numero totale di elementi inclusi, come Enclosure: 4. Se un documento è citato nella lettera ma non è effettivamente incluso in esso, annotarlo come "Senza allegati".
Formato governativo raccomandato
Nella corrispondenza del governo, a volte viene fatta una differenziazione tra una lettera commerciale e un memo. Con le lettere, la citazione viene definita "recinzione", mentre i memo di solito li chiamano "allegati". Questi documenti sono spesso indicati all'interno del testo in base a una lettera alfabetica assegnata, ad esempio "Allegato A."
Elencare tutti gli allegati o allegati, anche se è necessaria una seconda pagina per farlo correttamente, affermando "Allegati: Pagina 2." Se un documento di riferimento non è disponibile, questo viene notato includendo "w / o encl." per consentire alla parte ricevente di sapere che il documento non è disponibile e quindi non è incluso. Verificare con enti governativi specifici per specifiche del modello o linee guida per formati univoci.
